KI im Controlling: Bereit sein, zu teilen

Ein Problem: „Es gibt keine fertigen One-size-fits-all-Lösungen, die man einkaufen kann und die sofort funktionieren“, sagt Claudia Maron, Leiterin Strategic Controlling und Riskmanagement bei Datev. Und schon gar nicht die eine Anwendung, die für alle Unternehmen gleichermaßen passt. „Die Chancen der KI zu nutzen, ist ein mühsamer Trial-and-Error-Prozess“, sagt Maron, die auch Vorständin des Internationalen Controller Vereins IVC ist. Man brauche Zeit und Lust, um über Datenanalysen neue Einsichten zu gewinnen.

Bei Datev hat das Nachdenken über KI-gestützte Anwendungen bereits vor rund einer Dekade begonnen. Die Genossenschaft gilt als Vorreiterin in Sachen Digitalisierung und Automatisierung – und zwar sowohl mit Blick auf ihr Angebot für die angeschlossenen Steuerberater als auch hinsichtlich der Prozesse innerhalb des Unternehmens. Controllerin Claudia Maron nennt Beispiele: „Wir haben unsere Umsatzvorausschau fachlich auf eine Top-Down-Planung umgestellt und sie weitestgehend datengetrieben hinterlegt. Um einen Forecast zu generieren, verwenden wir statistische Verfahren sowie Metriken. Hier arbeiten wir nicht nur mit klassischen Methoden, wir haben die Treiber unseres Geschäftsmodells ermittelt und kommen so zu deutlich besseren Ergebnissen als mit herkömmlichen Verfahren.“ Solche Treiber können etwa Märkte, Preiskonzepte oder Produktivitätskennzahlen sein.

Darüber hinaus entwickelten die Experten ein modernes Unternehmensreporting mit automatisiert erstellten Dashboards, also grafischen Visualisierungen der relevanten Kennzahlen. „Das beinhaltet noch keine KI-Elemente. Wir haben damit aber die notwendige Basis für deren Einsatz geschaffen“, sagt Maron.

Die Gefahr, sich zu verschlucken

Anderen Unternehmen empfiehlt Maron, mit kleineren Leuchtturm-Projekten zu starten und sich von Fehlversuchen nicht entmutigen zu lassen. Auch Experte Lubos rät zu einem langsamen Vorgehen: „Die Ausgangslage für die Einführung von KI im Controlling ist ähnlich wie beim Essen. Wenn man zu viel auf einmal will, besteht die Gefahr, sich zu verschlucken.“ Doch kleinere Mittelständler ohne Controlling-Abteilung haben keine Zeit für bedächtige Ausflüge in die Welt der KI. Dort ist meist der Steuerberater betriebswirtschaftlich agierender Dienstleister. Deshalb arbeitet Datev daran, seine Arbeit für die Unternehmen per KI zu professionalisieren. Mit dem „Liquiditätsmonitor“ zum Beispiel stehe schon jetzt ein Baustein zur Verfügung, der mittels Künstlicher Intelligenz in Form von Algorithmen die Kontobewegungen eines Betriebes analysiert und daraus eine automatisierte Liquiditätsprognose erstellt. Weitere KI-getriebene Anwendungen werden folgen.

Wer aber in den angesprochen Trial-and-Error-Prozess einsteigen will, wird schon jetzt fündig. Auch die digitale Unternehmensberatungsgesellschaft Canei beispielsweise hat ein KI-gestütztes Softwaretool entwickelt, das automatisiert Finanzplanungen, Reports, Analysen mit Kennzahlen und Handlungsempfehlungen erstellt. „Wir bieten für Unternehmen mit einem Umsatzvolumen zwischen 200.000 Euro und 30 Millionen Euro eine Lösung, die in wenigen Sekunden Online-Dashboards aufbereitet“, erklärt Vorstand Marcus Linnepe.

Abweichungen früh identifizieren

Die Unternehmen erhalten eine integrierte Finanzplanung mit Bilanz, GuV und Cashflow über bis zu fünf Jahre auf monatlicher Ebene. Dabei fließen Vergleichsdaten mit ein, die Canei aus den Softwareanalysen der Anwender generiert hat. „Automatisierte Soll-Ist-Vergleiche identifizieren Abweichungen frühzeitig und zeigen auf, wenn proaktiv Anpassungen vorgenommen werden sollten“, so Linnepe. Grundlage seien die aktuellen Summen- und Saldenlisten aus der Finanzbuchhaltung. Für Canei-Vorstand Linnepe ist hier noch längst nicht Schluss. „Wir wollen unsere Lösung so weiterentwickeln, dass eine Planung vollautomatisch erstellt werden kann“, sagt er. Und zwar so, dass man ohne betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit den Analysen arbeiten könne. Mittelfristig sollten Anwender Fragen stellen können – etwa, wie hoch die Außenstände gerade seien.

Trotz aller Herausforderungen beim Einführen von KI – für Berater Günter Lubos steht fest: „Die Technologie wird sich auch im Mittelstand schnell verbreiten und durchsetzen. Spätestens wenn sie in den gängigen Standardlösungen von Microsoft oder SAP integriert ist.“ Deshalb baut sich Druck auf. Experten empfehlen, zunächst die Verfügbarkeit valider Daten sicherzustellen. Dazu wird eine leistungsfähige IT-Infrastruktur ebenso benötigt wie standardisierte interne Prozesse. Und nicht zuletzt engagierte Mitarbeiter, die sich mit Neugier in die Materie einarbeiten wollen.