Compliance: So setzen Unternehmen die Whistleblower-Richtlinie um

Silvia Rohe (Managing Director bei Creditreform Compliance Services) erklärt im Gespräch mit Jana Samsonova (Handelsblatt Media Group), was es mit der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz auf sich hat und welche Vorgaben Unternehmen nun beachten müssen.

Jana Samsonova [00:00:00] Stellen Sie sich vor, Sie bemerken, dass in Ihrem Unternehmen etwas nicht mit rechten Dingen zugeht. Sagen wir, Sie entdecken Korruption und wollen das irgendwo melden. Vor nicht allzu langer Zeit hätten Sie damit vor allem sich selbst angreifbar gemacht. Inzwischen gibt es eine EU-weite Richtlinie und einen deutschen Gesetzesentwurf, die Whistleblower besser schützen sollen. Eine Vorgabe der Whistleblower-Richtlinie lautet: Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen eine interne Meldestelle einrichten. An diese sollen sich Whistleblower vertraulich oder anonym wenden können, wenn im Unternehmen etwas im Argen liegt. Wie Unternehmen dieses Thema am besten angehen und wie die Creditreform mit ihrer Plattform CrefoWhistle unterstützen kann, bespreche ich mit meinem heutigen Gast: Ich freue mich auf Sylvia Rohe, Managing Director bei Creditreform Compliance Services.

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Jana Samsonova [00:01:07] Hallo, Frau Rohe.

Silvia Rohe [00:01:08] Hallo, Frau Samsonova, ich freue mich, hier zu sein.

Jana Samsonova [00:01:11] Das ist ja ein super spannendes Thema, über das wir heute sprechen. Aber vielleicht fangen wir mal mit den Basics an, um alle so ein bisschen abzuholen. Was genau schreibt die EU-Whistleblower-Richtlinie denn vor? Worum geht es da?

Silvia Rohe [00:01:23] Also bei der EU-Whistleblower-Richtlinie, oder zu deutsch "Hinweisgeberschutz-Gesetz" heißt es, dass Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Behörden mit mehr als 50 Beschäftigten oder Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern müssen eine interne Meldestelle einrichten mit Schutz der Identität, also Anonymität von Hinweisgebern und Betroffenen. Es muss eine sichere Dialogmöglichkeit mit Hinweisgebern geschaffen werden über einen anonymen Kanal. Und die Meldungen müssen überprüft werden, bearbeitet werden, einschließlich der Folgemaßnahmen innerhalb einer vorgegebenen Frist. Und es muss eine Unabhängigkeit geben, das heißt, ein Ausschluss von Interessenkonflikten und die Pflicht zur regelmäßigen Fortbildung ist hier vorgegeben.

Jana Samsonova [00:02:19] Und um das Ganze einmal zeitlich einzuordnen: Die Richtlinie ist ja im Dezember 2019 in Kraft getreten. Bis Dezember 2021, also letztes Jahr, sollte sie in nationales Recht umgesetzt werden. Was ist denn hier der aktuelle Stand?

Silvia Rohe [00:02:34] Ja, Deutschland hat ja die Frist zur Umsetzung leider verstreichen lassen, also zur Umsetzung in nationales Recht. Und daraufhin ist der blaue Brief aus Brüssel eingeflattert, das heißt mit einem Vertragsverletzungsverfahren. Und daraufhin kam auch das Thema endlich wieder in Schwung. Das heißt, am 13. April 20 22 hat das Bundesjustizministerium einen Referentenentwurf vorgelegt und im Juli, genauer gesagt am 27. Juli, hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen und veröffentlicht. Ich gehe davon aus, dass wir noch in diesem Jahr mit dem Inkrafttreten des Gesetzes rechnen können.

Jana Samsonova [00:03:21] Unternehmen, die mehr als 50 Mitarbeiter haben, sind jetzt verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten, an die sich Whistleblower vertraulich oder anonym wenden können. Wie muss ich mir so eine Meldestelle denn konkret vorstellen?

Silvia Rohe [00:03:33] Whistleblower werden künftig besser geschützt, das ist Fakt. Und das Gesetz gibt hier bestimmte Anforderungen an eine interne Meldestelle vor. Unter anderem müssen diese internen Meldekanäle, Meldestellen mündliche oder schriftliche Meldungen ermöglichen und auch eine mündliche Meldung per Telefon oder eine andere Art der Sprachübermittlung muss möglich sein. Außerdem muss auf Bitten des Hinweisgebers innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft zwecks Meldung ermöglicht werden. Nach spätestens sieben Tagen muss der Eingang der Meldung bestätigt werden. Und weiterhin muss sichergestellt werden, dass keine Unberechtigten Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person haben. All dies wirkt sich auf die ordnungsgemäße Ausgestaltung eines internen Meldekanals aus. Auf alle Fälle kann auch ein Dritter, wie zum Beispiel die Creditreform Compliance Services, kurz CCS genannt, mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden.

Jana Samsonova [00:04:37] Bevor wir uns gleich noch mal darüber unterhalten, was die Creditreform da konkret eigentlich macht, vorher noch die Frage: Es haben ja nach wie vor nicht alle Unternehmen so eine Meldestelle eingerichtet. Wo liegt denn überhaupt das Problem?

Silvia Rohe [00:04:52] Na ja, da das Gesetz in Deutschland ja noch nicht in nationales Recht überführt wurde, reagieren viele Unternehmen, insbesondere die Kleinunternehmen, bislang sehr verhalten, was die Einrichtung einer solchen Meldestelle angeht. Zum einen muss eine solche Meldestelle von einer unabhängigen und fachkundigen Person oder Abteilung betrieben werden und zum anderen sind mit der Einrichtung einer solchen Stelle natürlich auch Kosten und ein zeitlicher Aufwand verbunden. Dazu zählt beispielsweise auch eine notwendige Abstimmung mit dem Betriebsrat eines Unternehmens.

Jana Samsonova [00:05:27] Und welche Konsequenzen hat es denn jetzt, wenn ein Unternehmen sich wirklich weigert, das umzusetzen?

Silvia Rohe [00:05:34] Für alle privaten und öffentlichen Arbeitgeber gibt es künftig einen konkreten Handlungsbedarf. Es gilt, Hinweisgebersysteme zu etablieren und zu überprüfen, um gemeldeten Missständen wie zum Beispiel Korruption gemäß den Gesetzesvorhaben zu begegnen. Bei Nichterfüllung der Anforderungen, also das Errichten und Betreiben einer internen Meldestelle, wird dies als Ordnungswidrigkeit ausgelegt und es drohen tatsächlich erhebliche Bußgelder bis zu 20.000 Euro.

Jana Samsonova [00:06:05] Wie kann Creditreform die Unternehmen jetzt unterstützen, das so umzusetzen, wie es richtig ist?

Silvia Rohe [00:06:11] Jedes Unternehmen sollte ein großes Interesse daran haben, dass unternehmensinterne Complianceverstöße frühzeitig aufgedeckt und abgestellt werden können. Das kann ich jedem nur ganz dringlich ans Herz legen. Interne Meldesysteme tragen dazu bei und sind schon heute insbesondere bei großen Unternehmen und in der Finanzbranche ein wichtiger Bestandteil einer gut funktionierenden Compliance. Wichtig ist, dass Missstände nicht direkt an externe Behörden oder sogar an die Öffentlichkeit und Presse herangetragen werden, sondern zunächst intern gelöst werden können. Daher müssen aus meiner Sicht Hinweisgebern entsprechende Anreize für interne Meldungen gegeben werden. Unternehmen sollten die Zeit bis zum Inkrafttreten des Gesetzes zur Orientierung nutzen und sich damit vertraut machen. Wir, die CCS als Anbieter von Compliance Services, helfen den Unternehmen die EU Hinweisgeber-Richtlinie bzw. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz rechtzeitig umzusetzen und einzuhalten. Wir stellen eine digitale Meldeplattform, das sogenannte CrefoWhistle, zur Verfügung und übernehmen als Compliance Office den laufenden Betrieb der Plattform sowie die erste Prüfung der eingehenden Meldungen.

Jana Samsonova [00:07:31] Und jetzt noch einmal in wenigen Worten, damit es auch wirklich allen klar wird Was sind die konkreten Vorteile von CrefoWhistle?

Silvia Rohe [00:07:39] CrefoWhistle ist ein digitales Hinweisgebersystem, das durch einen verschlüsselten Meldekanal die Identität von Hinweisgeberm schützt - und die betroffenen Unternehmen vor Geldbußen und Reputationsschaden bewahrt. CrefoWhistle kann innerhalb kurzer Zeit eingesetzt werden, ist kurzfristig einsatzbereit und ein digitales Schutzschild für Unternehmen. Das heißt CrefoWhistle bietet passgenaue Meldebögen, also Formulare zur Abgabe einer Meldung. Es ist ein anonymer Meldekanal und ermöglicht anonyme Meldungen und mit dem CrefoWhistle Compliance Office muss im Unternehmen keine eigene unabhängige Stelle geschaffen werden. Diese besetzen wir als CCS mit kompetenten Compliance Experten.

Jana Samsonova [00:08:30] Wunderbar! Vielen Dank, dass wir heute über dieses spannende Thema sprechen konnten. Ich bedanke mich bei Ihnen, Frau Rohe. Und sage: Bis zum nächsten Mal bei Gute Geschäfte.

Silvia Rohe [00:08:39] Tschüss!

Jingle [00:08:43] Gute Geschäfte. Business wissen. In zehn Minuten. Der Creditreform Podcast.