Creditreform Mahnwesen: Offene Posten reduzieren, Zeit gewinnen

Josef Wester betreibt einen Handel mit Garten- und Motorgeräten in Papenburg. Und das mit großer Leidenschaft. Das Geschäft läuft gut. „Viele Kunden, die früher der niedrigeren Preise wegen in Baumärkten oder im Onlinehandel gekauft haben, wissen inzwischen wieder die Qualität und den Service eines Fachhändlers vor Ort zu schätzen“, beobachtet der 57-Jährige. Dennoch würde Wester mitunter gerne mit einem der Bäcker im Ort tauschen. Warum? „Wer Brot oder Brötchen kauft, weiß, dass er ohne Geld nichts bekommt. In meinem Geschäft erscheinen dagegen häufig Kaufinteressenten, die wissen, dass sie die gewünschte Ware zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht oder nur teilweise bezahlen können.“

Lange hat sich der Unternehmer darauf eingelassen und großzügige Zahlungsziele gewährt. Häufig hat er sich vertrösten lassen. Und er hat Geduld und Verständnis gezeigt, selbst wenn ihm die Schuldner abenteuerliche Ausreden auftischten, warum sie gerade nicht zahlen könnten. „Ich war viele Jahre zu gutgläubig und habe die Kunden selbst ein Stück zu diesem Verhalten erzogen“, so Josef Wester. Gerade in den ersten Jahren nach dem Start in die Selbstständigkeit im Jahr 2001 sei er großzügig gewesen und habe bei Zahlungsschwierigkeiten keinen großen Druck gemacht. „Ich wollte niemanden verprellen, denn ich musste mit dem Geschäft in Papenburg zunächst einmal Fuß fassen.“

Mit der Zeit häuften sich jedoch die offenen Positionen. Und immer öfter musste Josef Wester auch Forderungen abschreiben. Regelmäßig erwies sich gut ein Prozent seines Jahresumsatzes als „uneinbringliche Forderung“. „Wenn Rechnungen häufig zu spät oder möglicherweise gar nicht bezahlt werden, belastet das die Liquidität eines Betriebs und führt schlimmstenfalls in die Insolvenz, denn der Gläubiger hat schließlich selbst Zahlungsverpflichtungen, denen er nachkommen muss“, erläutert Manuela Meyer, Kundenberaterin bei der Creditreform Leer Bolte KG.

Die vier Mitarbeiter der Heinz Sanders & Josef Wester GmbH waren mit dem Verkauf und dem Werkstattbetrieb voll ausgelastet. Für die Buchhaltung und das Forderungsmanagement blieb oft wenig Zeit. Zwar versuchte der Firmenchef Risiken zu vermeiden, indem er sich bei größeren Aufträgen regelmäßig vorab bei Creditreform über die Bonität der Auftraggeber erkundigte. Alle Klippen ließen sich auf diese Weise jedoch nicht umschiffen. Auch wenn häufig nur kleinere Beträge offenblieben, summierte sich das über das Jahr zu einem Betrag, dessen Fehlen in der Gewinn- und Verlustrechnung schmerzte.

Seit einigen Monaten setzt Josef Wester auf einen neuen Service von Creditreform – in der Hoffnung, künftig von zeitraubenden buchhalterischen Aufgaben entlastet zu werden und dennoch seine Außenstände zu reduzieren. „Creditreform Mahnwesen“ ist ein Online-Tool, das offene Posten und Zahlungen überwacht sowie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen übernimmt. Der Prozess ist standardisiert und voll automatisiert – er ermöglicht aber auch manuelle Eingriffe. „Der Service ist mit jeder IT-Lösung kompatibel. Er entlastet die Buchhaltung und sorgt dafür, dass sich Unternehmen wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Rechnungen bleiben nicht unbearbeitet, nur weil man gerade keine Zeit hat, sich darum zu kümmern“, erklärt Arne Herbert, verantwortlich für Creditreform Mahnwesen.

Josef Wester hat sich für eine Lösung inklusive einer sogenannten FinAPI entschieden: Dank einer Schnittstelle zu seinem ­Firmenkonto werden in einem automatisierten Prozess Zahlungseingänge überprüft, offene Positionen regelmäßig mitgeteilt und Mahnungen verschickt. Manuel Braun, IT-Spezialist bei der Creditreform Leer Bolte KG, hat in Zusammenarbeit mit Carina Weber vom Team Creditreform Mahnwesen die technischen Einstellungen vorgenommen. Den in den Mahnschreiben verwendeten Text hat der Firmeninhaber in Abstimmung mit Manuela Meyer individuell gestaltet. „Mir ist wichtig, dass die erste Mahnung nur sanft an die offene Forderung erinnert, denn jeder Kunde kann eine Zahlung schlichtweg mal vergessen“, betont Josef Wester. In der zweiten Mahnung dränge er dann jedoch forscher auf Bezahlung.

Bis zu diesem Zeitpunkt tritt Creditreform gegenüber dem säumigen Zahler nicht in Erscheinung. Absender der Schreiben ist stets die Heinz Sanders & Josef Wester GmbH. Erst mit der auf Wunsch folgenden Übernahme des Inkassos taucht der Name von Creditreform auf dem Briefkopf auf. „Das ist mir sehr wichtig. Denn ich möchte einem Schuldner nicht zu früh mit einem professionellen Zahlungsdienstleister drohen. Mancher könnte das für nicht angemessen halten“, meint Josef Wester. Nach den ersten Wochen mit Creditreform Mahnwesen ist der Fachhändler begeistert: „Dieser Service nimmt mir und meinen Mitarbeitern viel Arbeit ab, sodass wir mehr Zeit für das Kerngeschäft haben.“ 

Weitere Informationen zum Creditreform Mahnwesen unter:
www.creditreform-mahnwesen.de

Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Stefan Weber