Hinweisgeber besser schützen
Bisher machte sich angreifbar, wer auf Korruption, Umweltsünden oder andere Missstände in Unternehmen aufmerksam machte. Hinweisgeber, sogenannte Whistleblower, sollen deshalb besser geschützt werden. Zur Umsetzung einer EU-Richtlinie liegt nun ein deutscher Gesetzesentwurf vor. Wie Unternehmen sich darauf vorbereiten.
Florian Wiedemeyer ist seiner Zeit voraus. Das hat Tradition bei der Hansa-Flex AG, deren kaufmännischer Vorstand und CFO Wiedemeyer ist. Der Mittelständler ist ein führender Anbieter in der Produktion und im Vertrieb von Schläuchen, Rohren, Filtern, Dichtungen und Armaturen für hydraulische Anlagen. Gegründet vor 60 Jahren in einer kleinen Garage bei Bremen, beschäftigt das Unternehmen heute rund 4.100 Mitarbeiter und hat Niederlassungen in über 40 Ländern. Ein typischer Hidden Champion.
Diesmal ist es aber keine Produktinnovation, mit der Hansa-Flex hervorsticht, sondern ein Prozess. Gemeinsam mit Creditreform Compliance Services (CCS) hat Wiedemeyer ein digitales Hinweisgebersystem etabliert. Darüber können Personen, die in ihrem beruflichen Umfeld Informationen über mögliche Missstände oder Fehltritte, etwa von Mitarbeitern, Management oder Anteilseignern des Unternehmens, besitzen, einen Hinweis geben. Ein angeschlossenes Compliance-Office der CCS geht der Sache nach, prüft sie und leitet weitere Schritte ein.
Meldestelle wird Pflicht
Damit erfüllt Hansa-Flex bereits heute eine EU-Vorgabe, die noch gar nicht in deutsches Recht überführt wurde. Die EU hat ihre Whistleblowing-Richtlinie 2019 auf den Weg gebracht, um etwa Arbeitnehmer oder Beamte, die auf Straftaten oder Verstöße aus ihrem beruflichen Umfeld aufmerksam machen, vor Repressalien zu schützen. Ursprünglich sollte die Richtlinie bis Ende 2021 in ein nationales Gesetz münden. Das wurde versäumt. Erst Anfang April 2022 hat Bundesjustizminister Marco Buschmann einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz vorgelegt.
Es schließt eine Lücke. „Bisher gibt es in Deutschland keine umfassende gesetzliche Regelung zum Schutz von Hinweisgebern, die über das hinausgeht, was etwa Datenschutzrichtlinien oder auch Arbeitsgesetze festlegen, wie etwa das Maßregelungsverbot des § 612a BGB, welches dem Arbeitgeber untersagt, einen Arbeitnehmer zu benachteiligen, wenn dieser seine Rechte in zulässiger Weise ausübt“, sagt Katja Müller, Rechtsanwältin bei Rödl & Partner. Nun also wird ein umfassender Hinweisgeberschutz eingeführt.
Dreh- und Angelpunkt ist die Anforderung an Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern, eine interne Meldestelle einzurichten, an die Whistleblower sich vertraulich oder anonym wenden können. „Der Aufbau eines solchen Systems ist gerade für kleinere Mittelständler, die in der Regel noch keine Compliance-Stelle eingerichtet haben, komplex, zeit- und personalintensiv“, sagt Silvia Rohe, Managing Director der CCS. Zudem muss die Person im Unternehmen, die die Aufgabe der Meldestelle übernimmt, unabhängig sein.
Um den Aufwand für Unternehmen zu verringern, sieht das Gesetz die Möglichkeit vor, auch Dritte mit dem Aufbau und Betrieb der Meldestelle zu beauftragen – etwa Kanzleien oder eben spezialisierte Dienstleister wie CCS. „Wir fungieren schon seit vielen Jahren für Kunden aus dem Finanzbereich als Annahmestelle für Hinweise und als Geldwäsche-Beauftragte im Rahmen des Geldwäschegesetzes“, erklärt Rohe. So lag es nahe, die Leistung nun auf alle betroffenen Unternehmen auszuweiten.
Plattform für Hinweise
Hansa-Flex ist als Pilotkunde einer der ersten, die das neue Hinweisgebersystem CrefoWhistle nutzen, das CCS gemeinsam mit dem Compliance-IT-Entwickler iComply GmbH und der Kanzlei Bette Westenberger Brink als Antwort auf die EU-Whistleblowing-Richtlinie und die folgende deutsche Gesetzgebung anbietet. Der Vorteil dieser digitalen Plattform: Sie ist als Meldestelle rund um die Uhr erreichbar und bietet alle Möglichkeiten einer sicheren und anonymen Kommunikation. „Vor allem die Vertraulichkeit ist über die Plattform umfänglich gegeben“, sagt Silvia Rohe. „Bisher haben wir Hinweise oft per Brief oder per Mail erhalten, aber auch daraus ließen sich unter Umständen Rückschlüsse auf den Absender ziehen. Über CrefoWhistle ist das nun ausgeschlossen.“
Zwar haben Unternehmen hierzulande wegen des verzögerten Gesetzgebungsverfahrens noch eine Schonfrist. Doch wer das Thema versäumt, begeht voraussichtlich ab 2023 eine Ordnungswidrigkeit. „Dann können Bußgelder von bis zu 20.000 Euro verhängt werden“, sagt Katja Müller. Gleichwohl sieht sie die Wirtschaft bereits gut aufgestellt. „Die Fehlerkultur in den Unternehmen hat sich verändert. Viele werten Hinweise aus der Belegschaft inzwischen als Chance, um Missstände zu erkennen und zu beheben.“
Auch Florian Wiedemeyer ist froh, dass Hansa-Flex rechtssicher aufgestellt ist. „Es ist beruhigend zu wissen, dass wir im Falle eines Falles mit dem Thema nicht allein sind und auf die gebündelte Erfahrung eines Expertenteams zurückgreifen können“, sagt er.
Wie groß das Aufkommen an Meldungen tatsächlich sein wird, kann indes nur geschätzt werden. Einen Hinweis liefert der Whistleblowing Report 2021. Für ihn hat die Technologiefirma EQS zusammen mit der Fachhochschule Graubünden mehr als 1.200 Unternehmen aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien und der Schweiz befragt. Im Schnitt gingen im Jahr 2020 bei kleinen und mittleren Unternehmen mit Meldestelle sechs Mitteilungen ein. Von diesen betrafen etwa die Hälfte ein Compliance-relevantes Thema. Gut also, wenn Unternehmen schnell darauf reagieren und weitere Schäden abwenden können.
So funktionieren CrefoWhistle und die Bearbeitung von Hinweisen
Hinweisgeber benötigen nicht mehr als einen Internetzugang und die URL zu CrefoWhistle. Auf der Plattform werden sie durch einen voreingestellten Dialog bei der strukturierten Schilderung des Vorfalls oder Sachverhalts unterstützt. Zudem können sie wählen, ob sie die Meldung anonym oder vertraulich abgeben möchten. In beiden Fällen findet die weitere Kommunikation mit dem Compliance-Office der CCS über einen geschützten Kanal auf CrefoWhistle statt, zu dem nur der Hinweisgeber zum Abschluss die Zugangsdaten erhält.
Im weiteren Verlauf prüft CCS die Meldung, stellt gegebenenfalls Rückfragen an den Hinweisgeber, leitet schließlich eine interne Untersuchung ein und erstellt eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Ebenfalls wichtig: Innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von drei Monaten erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über die eingeleiteten Schritte.
Mehr Infos: www.creditreform-compliance.de
Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Christian Raschke
