Inkasso: Warum Forderungseinzug und Kundenbindung keine Gegensätze sind

Sebastian Schlegel (geschäftsführender Gesellschafter Creditreform Kassel / Fulda) erklärt im Gespräch mit Jana Samsonova (Handelsblatt Media Group), wie der kundenschonende Ansatz von Creditreform funktioniert, der für alle Parteien - Gläubiger wie auch säumige Zahler - nach einer guten und fairen Lösung sucht.

Jana Samsonova [00:00:00] (Moderatorin): Krieg in der Ukraine, Inflation, explodierende Energiekosten. Es sind unruhige Zeiten, die der deutschen Wirtschaft bevorstehen. Erste Anzeichen dafür bemerkt Creditreform schon heute. Eines davon ist die schlechtere Zahlungsmoral. Im April 2022 sahen sich die deutschen Unternehmen mit sage und schreibe zwei Millionen überfälligen Rechnungen konfrontiert. Das ist der höchste Stand seit März 2021, dem Höhepunkt der dritten Corona Welle. Trotzdem nehmen viele Unternehmen die Situation erst mal einfach hin, statt sofort einen Inkasso-Dienstleister einzuschalten - aus Angst die Geschäftsbeziehungen zu belasten, aber auch weil Inkasso noch immer ein schlechtes Image hat. Zu Unrecht, findet mein heutiger Gast. Er weiß, dass Inkasso und Kundenbindung keineswegs Gegensätze sind. Und er erzählt, wie der kundenerhaltene Ansatz von Creditreform funktioniert. Ich freue mich auf Sebastian Schlegel, Rechtsanwalt und geschäftsführender Gesellschafter von Creditreform Kassel Fulda. Mein Name ist Jana Samsonova und damit herzlich willkommen bei "Gute Geschäfte". 

Jingle [00:01:06] Gute Geschäfte. Business Wissen in zehn Minuten. Der Creditreform Podcast. 

Jana Samsonova [00:01:21] Herzlich willkommen, Herr Schlegel. 

Sebastian Schlegel [00:01:22] Guten Tag, Frau Samsonova. Ich freue mich sehr, heute bei Ihnen zu sein und Ihnen zu dem gerade vorgestellten Thema einige Einblicke zu geben in die Arbeit von Creditreform und auch generell, wie sich Unternehmen vor Außenständen und etwaigen Verlusten schützen können. 

Jana Samsonova [00:01:41] Ja, ich freue mich drauf. Legen wir am besten direkt mal los. Herr Schlegel, wie steht es denn aktuell um die Zahlungsmoral von Unternehmen und Verbrauchern? 

Sebastian Schlegel [00:01:50] Ja, Sie haben es ja schon eingangs erwähnt, dass wir aktuell sehr unruhige Zeiten eigentlich schon seit vielen, vielen Monaten und Jahren haben. Die immer noch anhaltende Corona-Situation mit einhergehenden Lieferketten-Problemen, die letztendlich zu erheblichen Materialmängeln führen. Dann der jetzt seit fast vier Monaten anhaltende Krieg in der Ukraine mit der Folge von explodierenden Energie- und Kraftstoffkosten sowie die generelle Inflation und natürlich auch der Fachkräftemangel führen zu einer erheblichen Verschlechterung der Zahlungsmoral und der Zahlungsfähigkeit sowohl bei Unternehmen als auch Verbrauchern. Und wir bei Creditreform können das auch aktuell feststellen. Sie hatten es erwähnt: Im April dieses Jahres war eine sehr hohe Zahl an offenen Rechnungen, die die Unternehmen belastet hat. Und zu alledem können wir auch einen deutlichen Anstieg beim Einreichen der Inkassofälle feststellen. Das betrifft sowohl Inkassofälle gegen Unternehmen als auch gegenüber Verbrauchern. Und die Gründe warum Inkassofälle eingereicht werden oder warum generell Zahlungsverzug entsteht, sind ja oft sehr unterschiedlich. Zum einen ist es manchmal reine Vergesslichkeit, was sich aber relativ schnell durch eine freundliche Zahlungserinnerung aus der Welt schaffen lässt, sozusagen. Und oft ist die Sache aber viel, viel komplizierter. Nämlich den Schuldner drücken Außenstände. Und das liegt oft daran, weil seine eigenen Kunden ihn nicht pünktlich bezahlen. Oder was auch oft der Fall ist, dass Unternehmen sozusagen die Forderungen ihrer Lieferanten als Kredit ausnutzen und möglichst die Bezahlung so lange wie möglich hinauszögern möchten. 

Jana Samsonova [00:03:55] Wie können sich denn Unternehmen generell davor schützen, auf solchen offenen Rechnungen sitzen zu bleiben? Gibt es da so was, was man vorab schon machen kann? 

Sebastian Schlegel [00:04:03] Ja, also um sich vor Außenständen und im schlimmsten Fall vor Zahlungsausfällen zu schützen, ist es außerordentlich wichtig, möglichst früh Vorkehrungen zu treffen. Grundsätzlich sollte daher spätestens vor der Auftragsannahme die Zahlungsfähigkeit des Kunden mittels einer Bonitätauskunft geprüft werden. Denn daraus lässt sich sehr gut ablesen, ob der Kunde die Rechnung voraussichtlich begleichen kann. Und genau bei diesem Weg können Unternehmen sich also vorab informieren und präventiv vor Zahlungsausfällen schützen. Wenn dies aber versäumt worden ist oder wenn der eigene Kunde plötzlich und unerwartet in Zahlungsverzug gerät, dann ist es besonders wichtig, ein professionelles Mahnwesen durchzuführen. Denn wer konsequent und auch richtig mahnt, kann viele Fälle bereits vorab lösen. Das kaufmännische Mahnwesen, das kann man entweder intern organisieren oder man kann auch bereits an dieser Stelle einen externen Dienstleister zurate ziehen. Und wir seitens Creditreform bieten dazu beispielsweise ein digitales Tool an, das nennt sich Creditreform Mahnwesen. Und das eröffnet den Unternehmen die Möglichkeit, den Mahnprozess individuell zu gestalten, automatisiert durchzuführen und dennoch jederzeit einzugreifen. 

Jana Samsonova [00:05:22] Bevor wir gleich noch mal genauer darauf eingehen, was Creditreform hier konkret als Dienstleister macht für die Unternehmen. Vielleicht reden wir einmal über die Konsequenzen. Und zwar: Was passiert denn eigentlich, wenn Unternehmen zu lange damit warten, ans Inkasso zu übergeben? 

Sebastian Schlegel [00:05:38] Die Sache stellt sich dann wie folgt dar: Viele Unternehmen mahnen oftmals zu spät. Sie mahnen sehr unregelmäßig und schicken oftmals auch mehr als zwei bis drei Mahnungen. Dabei ist jedoch aber erwiesen, dass es keinen Erfolg bringt, wenn häufiger gemahnt wird. Denn mahnt der Gläubiger zu oft oder lässt er zu viel Zeit zwischen den einzelnen Schritten vergehen, ist das sehr, sehr zeit- und kostenintensiv und bringt aber keinen wirklichen Mehrerfolg. Also falls wirklich zwei bis dreimal gemahnt worden ist und diese Mahnungen nicht zum gewünschten Zahlungseingang geführt haben, dann ist es wirklich wichtig, einen auf Forderungsbeiziehung spezialisierten Dienstleister einzuschalten, der sich dann den Außenständen klärend annimmt. 

Jana Samsonova [00:06:28] Viele Unternehmen haben ja Sorge, ihre Kunden zu verprellen, wenn sie mit Inkasso drohen. Gibt es denn da einen eleganten Mittelweg, mit dem Creditreform hier als Dienstleister aushelfen kann? 

Sebastian Schlegel [00:06:39] Wichtig ist vor allen Dingen, kundenorientiert zu verfahren. Wir bei Creditreform werden nämlich daran gemessen, ob säumige Zahler auch weiterhin Kunden bleiben. Und daher agieren wir äußerst umsichtig und vor allen Dingen schuldnerzentriert. Und wie das genau funktioniert, erläutere ich gerne noch etwas ausführlicher. Bei der Ansprache nutzt Creditreform einen Mix aus erfahrenen, geschulten Mitarbeitern in Kombination mit modernster Technologie. Und diese wird auch noch durch datengestützte Scoring- und Prognose-Tools und auch künstliche Intelligenz unterstützt. Denn was macht Creditreform? Creditreform typisiert Schuldner und entscheidet daraufhin, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Tonalität, also in welcher Anredeform - eher förmlich: Sehr geehrte, sehr Gehrter. Oder eher umgangssprachlich: Hallo! Also Siezen oder duzen? - und auf welchem Weg, ob per Brief, per Telefonie oder doch eher per E-Mail die Ansprache erfolgt? Wir nennen diese Vorgehensweise schuldnerorientierte Ansprache. Und zusätzlich machen wir es den Schuldnern durch entsprechende digitale Angebote so bequem wie möglich mit uns zu kommunizieren, Unklarheiten auszuräumen und Zahlungen zu leisten. Und genau auf diese Art können wir den Erfolg im Interesse unserer Auftraggeber steigern und gleichzeitig aber die Schuldnerzufriedenheit sichern. 

Jana Samsonova [00:08:09] Jetzt natürlich die Frage aller Fragen: Was kostet die Unternehmen das Ganze? 

Sebastian Schlegel [00:08:14] Ja, enleitend muss man erst mal sagen, dass es im Erfolgsfalle - theoretisch muss ich dazu sagen - die Unternehmen nichts kosten würde. Da nämlich in Deutschland gesetzlich geregelt ist, dass der Schuldner die Rechtsverfolgungskosten, wozu auch die Inkassogebühren zählen, zu bezahlen hätte. Aber der Erfolg ist leider nicht garantiert. Und so gibt es auf dem Markt ganz unterschiedliche Dienstleister, die die Tätigkeit zu verschiedenen Konditionsmodellen anbieten. Wir seitens Creditreform bieten ja nicht nur Inkasso an, sondern wir bieten ein ganzheitliches Konzept an, um Unternehmen vor Ausfällen von Beginn an zu schützen. Und dieses Gesamtkonzept bieten wir als Mitgliedschaft an, damit jeder Kunde Zugriff auf die einzelnen Bausteine wie Bonitätabfrage, Adressermittlung, Mahnwesen, Inkasso und viele weitere zu jederzeit hat. 

Jana Samsonova [00:09:13] Herr Schlegel, ich hoffe, wir haben jetzt ein bisschen dazu beigetragen, dass Inkasso ein besseres Image bekommt. Ich bedanke mich ganz herzlich für das Gespräch und bei Ihnen, liebe Zuhörer, fürs Einschalten. 

Sebastian Schlegel [00:09:23] Frau Samsonova, vielen lieben Dank. 

Jingle [00:09:29] Gute Geschäfte. Business Wissen in zehn Minuten. Der Creditreform Podcast.