Hackathon: Für eine begrenzte Zeit, etwa 72 Stunden, beschäftigt sich ein Team mit nichts anderem als dem gewählten Problem. Je offener die Aufgabenstellung, desto schwieriger ist sie zu lösen – und desto besser ist das Ergebnis.

Mittlerweile nutzen Unternehmen verschiedenster Branchen Hackathons, auch im Mittelstand gibt es sie immer häufiger. Während Hackathons anfangs ausschließlich IT-getrieben waren, ergreifen heute viele verschiedene Abteilungen die Initiative. Oder sie stammt von der Firmenspitze selbst, wie im Fall Beulco.

Geschäftsführer Jürgen Schütz ist ein experimentierfreudiger Mensch, der alles versucht, um Prozesse in dem Unternehmen, das Produkte für die Wasserversorgung herstellt, schneller zu gestalten. Er weist darauf hin, dass im Regelfall die Entwicklung eines Produkts mehrere Jahre dauert. Zunächst werde der Markt analysiert, dann der Vertrieb und das Marketing eingeschaltet, danach die Entwicklungsabteilung, später die Konstruktion und Produktion, bis schließlich das fertige Produkt zum Vertrieb und zum Kunden geht. „Nur: Dann hat sich der Markt vielleicht ganz anders entwickelt“, sagt Schütz. „Und wir gehen leer aus.“

Zunächst stellte er das Hackathon-Team zusammen. Seine Wahl fiel auf drei Mitarbeiter aus Vertrieb und Außendienst, die teilweise über eine technische Ausbildung verfügen. Hinzu kamen ein Konstrukteur, ein Elektriker und ein Softwareentwickler. Einen IT-Profi mit der notwendigen App-Erfahrung holte Schütz aus Dänemark in sein knapp 200 Mitarbeiter starkes Unternehmen im südwestfälischen Attendorn. Das zusammengestellte Team bestand ausschließlich aus Mitarbeitern, die keine Führungsverantwortung hatten und zwischen 25 und 50 Jahre alt waren. Bewusst verzichtete Schütz auf die Teilnahme des Vertriebsleiters und des Fertigungsleiters. Er war überzeugt: „Die sechs Fachleute haben das notwendige Spezialwissen, das den Führungskräften teilweise fehlt.“

Die Aufgabe, die Schütz den sechs Spezialisten stellte, war denkbar knapp: Entwickelt einen Prototypen, der Beulco vom Komponentenanbieter zum Systemanbieter wandelt und dokumentiert den gesamten Prozess, damit im Fall des Scheiterns daraus gelernt werden kann. Budget: 10.000 Euro.

„Der erste Tag war der härteste. Aber danach waren alle mit Leib und Seele bei der Sache.“

Jürgen Schütz, Geschäftsführer Beulco

In abgetrennten Räumen und versorgt mit Speisen und Getränken, begann das Team seine Arbeit. „Der erste Tag war der härteste“, weiß Schütz aus den Erzählungen der Mitarbeiter. Teilweise hätten sie mit hängenden Köpfen dagesessen, über den Sinn dieser Arbeit und die bewusst schwammig gehaltene Aufgabenstellung geflucht. Doch nach diesen Startschwierigkeiten war das Team mit Leib und Seele dabei. Das belegt eine Anekdote von Schütz: „Ein Teammitglied war sogar bereit, nach Österreich zu fliegen, um eine bestimmte Komponente noch rechtzeitig zu bekommen.“

Wettbewerb um die beste Lösung

300 Kilometer nördlich von Attendorn, beim Kraftwerk City Accelerator in Bremen, lief zu dem Zeitpunkt ebenfalls ein Hackathon, allerdings als öffentliche Veranstaltung organisiert. Zum dritten Mal hatte Encoway, eine Tochtergesellschaft des Automatisierungsspezialisten Lenze, eingeladen. Florian Hartke von Encoway suchte dazu Partner, die zum Thema „Industrie 4.0.“ eine Problemstellung mitbringen sollten, sowie einen Sponsorenbetrag. Überdies waren technologieinteressierte Menschen eingeladen, daran teilzunehmen.

„Beim vergangenen Hackathon waren sieben Industriepartner und 80 Teilnehmer dabei“, sagt Hartke. Zunächst skizzierten die Firmen ihr Problem und ihr Ziel – nur drei Minuten lang, um gezielt auf den Punkt zu kommen. Insgesamt 15 Gruppen knobelten zwei Tage lang an sieben Problemstellungen aus der Industrie. „Es hat großen Charme, wenn mehrere Gruppen sich einer Problemstellung widmen, dann entsteht ein Wettbewerb um die beste Lösung“, sagt der Diplom-Informatiker Hartke.

Eine der Problemstellungen: Ein mit analogen Zählern ausgestatteter Brennofen sollte digitalisiert werden, um die Inbetriebnahme zu vereinfachen. „Diese Energieerzeuger werden unter anderem in Schiffen eingebaut und sind dementsprechend groß“, sagt Hartke. „Der Monteur ist sehr viel unterwegs, um die Anlage in Betrieb zu nehmen und die Abgase zu kontrollieren.“ Der 36-jährige Wirtschaftsinformatiker war von den Lösungen beeindruckt. „Eine Gruppe hat die Veränderungen in der Gaseinspeisung mittels einer Kamera dokumentiert, eine andere Gruppe hat Lasertechnik eingesetzt.“ Die jeweils beiden besten Lösungen wurden mit 1.000 Euro prämiert. In einer anderen Problemstellung suchte der Industriepartner Technik, damit die Rolltore vor seinem Firmengebäude auf intelligente Art und Weise erkennen, wer sich Zutritt verschaffen möchte.

Auch Beulco-Chef Schütz freut sich über das Ergebnis: „Das funktionsfähige Produkt des ersten Hackathon-Teams wurde mit Kunden weiterentwickelt“, sagt er. „Es ist nun kurz davor, in Serie zu gehen.“ Das sogenannte iQ-Water-Control-System leistet die intelligente Auswertung und Steuerung des gesamten Wasserverbrauches, ermittelt Leckageprobleme und sogar eine Wasserqualitätskontrolle ist angedacht. Das Team habe dabei nicht einmal 2.000 der 10.000 Euro Budget ausgegeben. „Ich wollte den Rest als Bonus auszahlen, doch es ging den Mitarbeitern gar nicht um monetäre Anreize.“ Die Aufgabe selbst sei ein starker Motivationsschub gewesen.

„Ein gewisser Zeitdruck, eine Erwartungshaltung und eine Prämierung der besten Idee sind sehr hilfreich.“

Florian Hartke, Encoway

Mit Zeitdruck ans Ziel

Für Schütz sind die Erfolgsfaktoren eines Hackathons klar. „Die Mitarbeiter brauchen den nötigen Freiraum, um in einem abgegrenzten Bereich autark arbeiten zu können“, sagt er. „Ein gewisser Zeitdruck und eine Erwartungshaltung sowie eine Prämierung danach sind sehr hilfreich.“ Encoway-Manager Hartke betont auch, wie wichtig eine klare Aufgabenstellung sei: „Am Anfang wurden die Probleme nicht gut genug erklärt, sodass die Teilnehmer nicht wussten, was sie machen sollten.“ Mehr Struktur sei deshalb wichtig geworden, um das Team auf eine Linie zu bringen.

Hartke prognostiziert, dass die Zahl von Hackathons in den nächsten Jahren noch zunehmen werde. „Die Möglichkeit, schnell neue Ansätze auszuprobieren und komplett andere Ideen von externen Entwicklern zu bekommen, liefert wertvolle Insights für die Produktentwicklung.“ Zu Gast bei Encoway war unlängst ein russisches Hackathon-Team, dessen Mitglieder von Event zu Event reisen, um sich als Softwareentwickler weiterzubilden.

Beulco-Chef Schütz hat im vergangenen Sommer einen zweiten, größeren Hackathon durchgeführt. „Ziel war es, die gesamte Belegschaft in den Veränderungsprozess der digitalen Transformation einzubeziehen.“ Sie sollten auch lernen, zu hinterfragen, welchen Sinn die tägliche Arbeit darstellt und wie man sie gegebenenfalls damit ausstatten kann. Zwei Tage sei deshalb sogar die Produktion stillgelegt worden. „Es gab erst große Zweifel in der Belegschaft, doch dann drehte sich die Stimmung schnell und die überwiegende Mehrheit hat sich aktiv eingebracht und hat begonnen, in ersten agilen Arbeitsgruppen die erarbeiteten Themen aktiv und eigenständig umzusetzen.“

Wie interne Hackathons zum Erfolg werden

Ausreichend Zeit für die Planung nehmen:
Die Planungen eines Hackathons sollten mindestens einige Wochen, im Zweifel einige Monate, im Voraus starten.

Inspirierendes Thema wählen:
Die Teammitglieder erbringen dann ausgezeichnete Leistungen, wenn das Thema spannend gewählt ist. Und wenn es nicht nur dem Unternehmen etwas bringt, sondern auch der eigenen fachlichen und persönlichen Entwicklung förderlich ist.

Passende Teilnehmer finden:
Ratsam sind interdisziplinäre Teams, Beulco-Chef Jürgen Schütz empfiehlt fünf bis sieben Mitarbeiter, die später mit dem Produkt zu tun haben.

Idealen Ort bestimmen:
Wer in 48 oder 72 Stunden ein innovatives Produkt entwickeln soll, braucht eine möglichst gute Arbeitsatmosphäre: praktisch, aber auch heimelig.

Auf die technische Ausstattung achten:
Stabiles und schnelles WLAN, genügend Steckdosen, Laptops sowie LAN-Kabel sind unabdingbar. Virtual-Reality-Brillen, 3D-Drucker oder eine 360-Grad-Kamera steigern die Kreativität.

Ausreichend Verpflegung bereitstellen:
Für genügend Speisen und Getränke sollte gesorgt sein, eine Unterbringung in einem nahen Hotel ist sinnvoll.

Anreize schaffen:
Am Ende eines erfolgreichen Projekts sollte ein Gewinn stehen. Dieser kann entweder ein Preisgeld, eine Prämie oder ein Sachpreis sein.

Quelle: Magazin „Creditreform“

Text: Martin Scheele