Flugausfälle, Zugverspätungen und immer gleiche Businesshotelzimmer: Dienstreisen können anstrengend werden. „Darauf verzichten wollen jedoch nur die wenigsten“, sagt Thomas Schwebinghaus. Er ist Geschäftsführer von Medivas, einem Wuppertaler Startup, das auf audiovisuelle Medientechnik spezialisiert ist. Videokonferenzsysteme gehören zu Schwebinghaus’ Kerngeschäft. Seinen ersten Konferenzraum installierte er 2010. Heute beliefert seine Firma Unternehmen in ganz Europa mit Audio- und Video-Komplettlösungen. „Die Technik für Videokonferenzen ist inzwischen so hoch entwickelt, dass sie dienstliches Reisen weitestgehend überflüssig macht.“ Doch im deutschen Mittelstand scheint das noch nicht angekommen zu sein: Allein im Jahr 2017 gaben deutsche Unternehmen über 50 Milliarden Euro für knapp 190 Millionen Geschäftsreisen aus. Davon entfielen mehr als 40 Milliarden Euro auf Betriebe mit weniger als 500 Mitarbeitern. Dabei gibt es – nicht nur bei Medivas – gute Argumente gegen das Besteigen von Fliegern und Zügen. „Live-Videos ermöglichen effizienteres Arbeiten, verbessern den ökologischen Fußabdruck und schlagen sich positiv im Reisebudget der Firma nieder“, sagt Schwebinghaus.

Ins Ausland oder ins Homeoffice

Wie es aussehen kann, wenn ein Unternehmen Videotelefonie ins Geschäftsleben integriert, zeigt die Firma Mennekes aus Kirchhundem im Sauerland. Der Mittelständler und Weltmarktführer für Industriesteckvorrichtungen investierte kürzlich rund 35.000 Euro in einen Mast, der eine gute Internetverbindung und ruckelfreie Videokonferenzen ins In- und Ausland ermöglicht. „Letztere nutzen wir für den Austausch mit Kunden und Partnern sowie mit Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten“, sagt Joachim See, Leiter Marketing und Unternehmenskommunikation bei Mennekes. „Wir verzichten nicht vollständig auf Dienstreisen, aber zumindest zu großen Teilen. Wichtige Geschäftsabschlüsse erfolgen beispielsweise persönlich, interne Absprachen per Video.“

Mennekes nutzt die Software Teamviewer, um Videokonferenzen zu führen. Für Geschäftskunden ist das Online-Meeting-Tool in den drei Varianten Business, Premium und Corporate erhältlich. Sie unterscheiden sich in den Funktionen, im Preis und in der Anzahl der Teilnehmer. Doch Teamviewer ist nur einer von vielen Anbietern für Bildtelefonie im Unternehmen. Einige übertragen Bild und Ton sogar kostenlos. Voraussetzung sind eine Webcam, ein Mikrofon und eine gute Internetverbindung. Allerdings gehen die Gratislösungen häufig mit schlechterer Ton- und Bildqualität einher – und sie können Sicherheitslücken aufweisen.

System versus Software

Bevor sie ein System anschaffen oder installieren, sollten sich Unternehmen fragen, wo, wann und mit wem sie Videokonferenzen abhalten möchten. Eine Softwarelösung macht Sinn, wenn Mitarbeiter dafür an ihrem Arbeitsplatz bleiben. „Sobald es um Konferenzräume geht, ist eine Systemlösung erforderlich“, sagt Schwebinghaus. „Nur dann ist gewährleistet, dass von den 20 Personen, die am Konferenztisch sitzen, jeder gleich gut gehört und gesehen wird.“ Eine Komplettlösung, wie die von Medivas, kann schnell mehrere Tausend Euro kosten. Allerdings ist sie auch auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst und spart nachhaltig Geld, das sonst für Flüge, Hotels und Restaurants ausgegeben würde.

Was andere Unternehmen erst noch lernen müssen, hat Mennekes schon erfolgreich umgesetzt: „Videokonferenzen sind die Zukunft, aber eben auch die Gegenwart“, sagt Joachim See. „Privat nutzen wir Facetime, Skype und Co. doch schon seit Jahren. Warum sollten diese Technologien nicht auch in unser Berufsleben Einzug halten?“ 

Fünf Videokonferenz-Tools im Vergleich. Alle vorgestellten Lösungen funktionieren einfach per Webcam, können aber auch mit zusätzlicher Hardware erweitert werden. 

BlueJeans Meeting
Max. Teilnehmeranzahl: 75
Preis: 15,82 € pro Host und Monat
URL: bluejeans.com
Konferenzaufzeichnung: Ja, zehn Stunden pro Host
Integration in Outlook, Google & Co.: Ja
Mobile App: Ja
Einfache Bildschirmfreigabe: Ja
Geräteunabhängig: Ja

Microsoft Teams
Max. Teilnehmeranzahl: 250
Preis: 10,50 € pro Benutzer und Monat im Jahresabonnement
URL: products.office.com
Konferenzaufzeichnung: Ja, mit Microsoft Stream
Integration in Outlook, Google & Co.: Ja
Mobile App: Ja
Einfache Bildschirmfreigabe: Ja
Geräteunabhängig: Ja

GoToMeeting
Max. Teilnehmeranzahl: 150
Preis: 29 € im Monat im Jahresabonnement
URL: gotomeeting.com
Konferenzaufzeichnung: Ja, unbegrenzt
Integration in Outlook, Google & Co.: Nein
Mobile App: Ja
Einfache Bildschirmfreigabe: Ja
Geräteunabhängig: Ja

Mikogo
Max. Teilnehmeranzahl: 25
Preis: 15 € pro Host und Monat
URL: mikogo.de
Konferenzaufzeichnung: Ja
Integration in Outlook, Google & Co.: Nein
Mobile App: Ja
Einfache Bildschirmfreigabe: Ja
Geräteunabhängig: Ja

Cisco WebEx
Max. Teilnehmeranzahl: 100
Preis: 17,30 € pro Host und Monat
URL: webex.com
Konferenzaufzeichnung: Ja
Integration in Outlook, Google & Co.: Ja
Mobile App: Ja
Einfache Bildschirmfreigabe: Ja
Geräteunabhängig: Ja

Quelle: Creditreform Magazin
Interview: Jana Samsonova