„Wünschenswert wäre es, die Spielräume zu nutzen, die der EuGH den Mitgliedstaaten eingeräumt hat.“
Richard Giesen, Arbeitsrechtler

Sinnvoller erscheint es dem Experten, für unterschiedliche Beschäftigungsarten und Hierarchiestufen auch unterschiedliche Aufzeichnungsvarianten zu ermöglichen. „Wo es bereits eine Zeiterfassung gibt, haben wir ohnehin keine Probleme“ glaubt Giesen. Neue Regeln brauche es aber bei klassischen Bürojobs, in denen derzeit Vertrauensarbeitszeit gilt, oder in Bereichen, in denen vor allem auf Provisionsbasis gearbeitet wird. Hier wäre es zum Beispiel denkbar, dass der Gesetzgeber Unternehmen die Möglichkeit gibt, auch die neuen Aufzeichnungspflichten auf die Beschäftigten zu delegieren.

Nicht erforderlich sei es indes, ein hochkomplexes, manipulationssicheres System zu errichten. Aufzeichnungen mit Stift und Papier können den Vorgaben des EuGH durchaus genügen – sie müssen nur so ausfallen, dass alle Beteiligten und die Behörden sie einsehen und nachvollziehen können.

„Es wäre unzulässig, müsste der Arbeitgeber unablässig ermitteln, ob und wann die Beschäftigten für ihn aktiv sind.“
Frank Bayreuther, Arbeitsrechtler

Ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Zeiterfassung lässt sich natürlich auch in digitaler Form errichten (siehe Kasten). Hier muss man allerdings mit Augenmaß agieren. Weder erforderlich noch erlaubt ist es etwa, ausnahmslos alle Aktivitäten des Arbeitnehmers zu erfassen und zu dokumentieren. Der Passauer Arbeitsrechtler Frank Bayreuther schreibt dazu in einem Gutachten für das Bundesarbeitsministerium: „Es wäre schlicht unzulässig, müsste der Arbeitgeber über Tools, Algorithmen, automatisierte Login- oder Keylogger-Protokolle mittels App, den Zugriff auf biometrische Daten oder gar einen Scan der Iris unablässig ermitteln, ob und wann die Beschäftigten für ihn aktiv sind.“

Klare Aussagen trifft Bayreuther auch zum Thema Vertrauensarbeitszeit. Sie werde weiterhin möglich sein, wenn der Arbeitgeber lediglich auf Vorgaben zu Beginn, Ende beziehungsweise Lage der Arbeitszeit verzichtet. Hingegen dürften jene Modelle an Grenzen stoßen, „bei denen der Arbeitgeber auf jede Zeiterfassung verzichtet und darauf vertraut, dass der Arbeitnehmer seine Pflicht auch ohne Erstellung von Zeitnachweisen erfüllen wird“.

Diese Nachricht dürfte in vielen Unternehmen für Aufatmen sorgen. So auch beim schwäbischen Sportartikelhersteller Vaude. Hier setzt man seit Jahren auf Vertrauensarbeitszeit. „Wer seine Kinder zur Schule bringen will oder eine längere Mittagspause braucht, soll die Arbeit idealerweise um diese Termine herumbauen können“, erläutert Personalchefin Miriam Schilling. Sie ist sicher: „Bei Bedarf werden wir Wege finden, die Arbeitszeiten auch in solchen Modellen rechtssicher zu erfassen.“ Vom Gesetzgeber wünscht sie sich vor allem einen rechtlichen Rahmen, der flexible Arbeitszeiten klar favorisiert, statt sie in die rechtliche Grauzone zu drängen. Genau das aber passiere heute zum Teil. 

Der Grund: Während die deutschen Regeln zur Zeit­erfassung (noch) hinter europäischen Standards zurückbleiben, sind andere nationale Regelungen strikter, als die EU-Richtlinie verlangt. Die nämlich begrenzt lediglich die wöchentliche Höchstarbeitszeit auf 48 Stunden, erlaubt insgesamt aber Arbeitszeiten von bis zu 13 Stunden pro Tag. Nicht so das deutsche Arbeitszeitgesetz: Danach dürfen Arbeitnehmer werktags nicht mehr als acht Stunden arbeiten, nur vorübergehend sind auch einmal zehn Stunden pro Tag erlaubt.

Der vielleicht heikelste Punkt ist aber die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Schichten. Sie darf nach aktueller Rechtslage nicht unterbrochen werden. Wer nur eine einzige Mail schreibt oder kurz telefoniert, hat sich also nicht gesetzeskonform ausgeruht und darf, streng genommen, am nächsten Tag erst später mit der Arbeit beginnen. „Damit nimmt man Beschäftigten ohne Not die Möglichkeit, ihre Arbeit flexibel an ihr Leben anzupassen“, findet Vaude-Personalchefin Schilling.

Im Bundesarbeitsministerium hat man dieses Problem inzwischen erkannt und denkt darüber nach, eine Tariföffnungsklausel ins Arbeitszeitgesetz aufzunehmen, um flexible Arbeitszeitmodelle zu „erproben“. Wie genau die Regelungen am Ende aussehen, ist jedoch noch offen. Nur eines scheint so gut wie sicher: Die „Stechuhr für alle“ wird es wohl auch in Zukunft nicht geben.

Die Arbeitswelt wird mobiler – und mit ihr auch die Zeiterfassung. Stift und Papier reichen zwar noch immer. Moderner ist die Dokumentation per App. Doch sie hat ihre Tücken.

Datenschutz
Wer die Arbeitszeit per mobilem Endgerät erfassen will, muss sicherstellen, dass sich die Nutzer eindeutig identifizieren. Denkbar sind etwa PIN- oder TAN-Nummern, aber auch biometrische Verfahren wie ein Fingerabdruck. Diese Technik dürfen Arbeitgeber nur einsetzen, wenn die Arbeitnehmer ausdrücklich zustimmen (ArbG Berlin Az.: 29 Ca 5451/19).

Kosten
Mobile digitale Zeiterfassungssysteme verursachen nicht nur bei der Anschaffung Kosten. Auch Schulungen, die Auswertung der Daten, der IT-Support, die Wartung der Systeme sowie gegebenenfalls Lizenzgebühren belasten das Budget.

Individualisierung
Zwar gibt es zahllose Angebote zur mobilen Zeiterfassung: Eine App zu finden, die den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens exakt entspricht, ist aber schwierig. Unternehmen müssen sich daher genau überlegen, welche Daten sie erfassen und welche Auswertungen sie vornehmen wollen. Sollen Ortungsfunktionen und die Aufgabenerfassung in die Applikation integriert sein, ist erneut das Datenschutzrecht zu beachten. Auch gilt es zu klären, wie die Geräte mit der Unternehmens-IT synchronisiert werden und welche Schnittstellen es zu anderen Programmen geben muss.

Quelle: Magazin "Creditreform"

Text: Catrin Gesellensetter