Bisher war es freiwillig, doch mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gilt: Ab dem Jahr 2025 werden elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, im B2B-Geschäft zur Pflicht. Das Ziel ist es, den Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung zwischen Unternehmen zu digitalisieren. Das bedeutet jedoch, dass Tausende Unternehmen ihre Prozesse umstellen müssen. Denn noch verwenden die meisten Papierrechnungen oder PDFs, die noch nicht den neuen strengen Anforderungen entsprechen.

Eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren und strukturierten XML-Format ausgestellt werden, das der Empfänger elektronisch verarbeiten kann. Der Versand per Mail ist dabei weiterhin möglich. Beispiele für solche Formate sind die XRechnung, die bereits von der öffentlichen Hand verwendet wird. Oder auch ZUGFeRD, ein Format, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde und eine Art Kombination aus PDF-Dokument und auslesbarer XML-Datei darstellt.

Die E-Rechnungspflicht betrifft sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Anders als bisher muss jemand, der eine E-Rechnung ausstellt, den Empfänger nicht mehr fragen, ob dieser damit einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Das Ausstellen von E-Rechnungen wird zum Jahreswechsel aber noch nicht verpflichtend. Bis Ende 2027 gilt eine Übergangsregelung. Erst ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen im B2B-Geschäft zwingend einhalten.

Die Bundesregierung wirbt für die E-Rechnung mit dem Argument der Nachhaltigkeit. Zum einen werden durch den Verzicht auf Papier, Druck und Versand Ressourcen gespart. Zum anderen stärken elektronische Rechnungen die Compliance, weil sie einfacher rückverfolgt und nachvollzogen werden können. Für Unternehmen könnte sich aber auch noch ein weiterer, ganz praktischer Vorteil ergeben: Wickeln sie ihre Rechnungsstellung elektronisch schneller ab, verbessert sich ihre Liquidität.

Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie für die Umstellung ihrer Rechnungsbearbeitung eine eigene Lösung entwickeln oder auf den Service eines Dienstleisters zurückgreifen. Dazu bieten sich etwa gängige Unternehmens- und Rechnungssoftwares an, die inzwischen alle die Formate XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Eine Investition macht sich bezahlt. Die EU-Kommission schätzt das Einsparpotenzial von E-Rechnungen europaweit auf 40 Milliarden Euro.