Wegen der stetig fortschreitenden Digitalisierung in den Unternehmen hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits im vergangenen Jahr einen Diskussionsentwurf zur Neuregelung seiner „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zur Stellungnahme an die Wirtschaftsverbände übersandt. In Aussicht gestellt waren darin für die betriebliche Praxis dringend notwendige Buchführungserleichterungen, insbesondere zum ersetzenden Scannen von Papierbelegen durch Smartphones und zur Aufbewahrung digitaler Belege. Nach längerer Abstimmung wurde die endgültige Neufassung der GoBD am 11. Juli 2019 veröffentlicht. Die neuen Buchführungsregeln sehen weitere, im ursprünglichen Diskussionsentwurf noch nicht vorgesehene Vereinfachungen vor. Die wichtigsten Änderungen im Überblick: 

Belegaufbereitung: Bei identischen Mehrstücken derselben Belegart reicht es, das tatsächlich weiterverarbeitete Format (buchungsbegründende Belege) aufzubewahren, sofern dieses über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt. Damit entfällt zum Beispiel die Aufbewahrung von Kontoauszügen in Papierform, wenn der digitale Kontoauszug verbucht wurde. 

Ersetzendes Scannen von Briefen und Buchungsbelegen: Papierbelege dürfen digitalisiert und danach vernichtet werden, sofern unternehmensspezifische Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Auch Smartphones sind nun ausdrücklich zugelassen. Die Neufassung der GoBD stellt das Fotografieren von Belegen einem stationären Scanvorgang rechtlich gleich.

Aufbewahrung und Scannen von Buchführungsbelegen im Ausland: Das Digitalisieren von Papierbelegen durch mobile Geräte ist selbst im Ausland erlaubt, sofern die Belege dort entstanden sind oder empfangen wurden und direkt erfasst werden, zum Beispiel Reisekostenbelege bei einer Dienstreise. Darüber hinaus dürfen Papierbelege zum zeitnahen ersetzenden Scannen an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland zuvor vom Finanzamt genehmigt wurde.

Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen: Wurden Dokumente und Daten zur internen Weiterverarbeitung in andere Formate konvertiert, mussten bislang beide Versionen archiviert und zusammen verwaltet werden. Damit ist nun Schluss: Sofern die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und nachgewiesen wird, entfällt die Aufbewahrungspflicht für konvertierte (Original-)Unterlagen.

Datenzugriff bei Außenprüfungen: Bei formell angekündigten Außenprüfungen hat der Prüfer die Wahl: Er kann eine Überlassung relevanter Datenbestände samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen auf maschinell verwertbaren Datenträgern verlangen – oder aber den Lesezugriff auf die betrieblichen DV-Systeme. Letzterer kann durch ihn selbst oder das Unternehmen beziehungsweise einen beauftragten Dritten erfolgen. 

Eine Ausnahme machen die GoBD bei einem Systemwechsel oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, reicht nach Ablauf des auf die Umstellung folgenden sechsten Kalenderjahres eine Datenträgerüberlassung.

Geblieben ist auch in den aktuellen GoBD die Forderung nach einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation. Sie muss den eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und die aktuellen sowie historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der im Regelfall zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nachweisen. Hierbei ist Sorgfalt angebracht. Nachlässigkeiten oder eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation können Streitigkeiten mit dem Finanzamt bis hin zum Verwerfen der Buchführung zur Folge haben. Und zwar immer dann, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und eingesetzten DV-Systeme beeinträchtigt wird. 

Quelle: Magazin „Creditreform“

Text: Bernhard Lindgens