Obwohl ihre Eventagentur MyDearCaptain noch keine zwei Jahre alt ist, leisten sich Eric Söhnholz und Tobias Link ein Büro im Zentrum von Hamburg. Um sich den Wunsch nach dem Firmensitz in zentraler Lage zu erfüllen, starteten sie mit vier weiteren Firmen eine Büro-WG. Im sogenannten Shared Office teilen sie sich Küche und Kosten. „Gleichzeitig profitieren wir vom Austausch mit den anderen.“

Gefunden haben sie ihre Mieter über ShareDnC. Hinter der Abkürzung, die für „Share Desk and Coffee“ steht, steckt ein Online-Marktplatz für die Vermittlung von Schreibtischplätzen und Büroräumen. Seit 2015 inserieren auf der Plattform überwiegend kleinere und mittlere Unternehmen, aber auch Coworking Spaces und Gebäudeeigentümer, die mehr Platz zur Verfügung haben, als sie tatsächlich benötigen. „Die Ursachen für solchen Leerstand sind vielfältig“, sagt Philipp Hartje, Geschäftsführer von ShareDnC. Die Plattform hilft etwa solchen Firmen, die nach einer Fusion Schreibtische, Büroräume oder ganze Etagen freistehen haben. Andere haben von Anfang an größere Räumlichkeiten angemietet, in die sie in naher Zukunft hineinwachsen wollen. Und wiederum andere Unternehmen haben zeitweilig ihre Belegschaft verkleinert, möchten aber Büros und Standort nicht aufgeben.

Eine WG für Unternehmen

Aus gutem Grund. Vermittler wie ShareDnC sind vor allem dort aktiv, wo Büroflächen knapper und Mieten zunehmend teurer werden. In Großstädten wie München und Berlin ist die Nachfrage besonders hoch. Laut Frühjahrsgutachten des Rats der Immobilienweisen 2019 liegt der Leerstand dort bei gerade einmal 1,5 beziehungsweise 1,7 Prozent. „Darin ist jedoch nicht der sogenannte verdeckte Leerstand enthalten“, sagt Philipp Hartje. So hat eine Marktforschungsumfrage im Auftrag von ShareDnC ergeben, dass die Hälfte der befragten Unternehmen Arbeits- und Büroplätze hat, die ungenutzt sind und untervermietet werden könnten.

Diese Form der Bürogemeinschaft auf Zeit ist in Deutschland ein junges Phänomen, derzeit macht sie noch weniger als 0,3 Prozent des gesamten Büroflächenbestands aus. Trotzdem sind Shared Offices und Coworking Spaces der mit Abstand wachstumsstärkste Bereich des deutschen Büromarkts. Seit 2013 wurden für Shared Office, Coworking und Co. etwa 800.000 Quadratmeter Bürofläche angemietet. Auch das zeigt das Frühjahrsgutachten 2019 des Rats der Immobilienweisen. Aktuell kann es für viele Unternehmen offenbar eine profitable Lösung sein, sich mit einem oder mehreren Untermietern zu einem Shared Office zusammenzuschließen, bevor der Umzug in kleinere Büros oder schlechtere Lagen droht.

Vom Prinzip ist das Konzept mit einer Wohngemeinschaft zu vergleichen: Allgemeinflächen wie Küche, WC und Konferenzräume sowie die technische Ausstattung werden geteilt, um Miet-, Neben-, Wartungs- und Unterhaltungskosten zu sparen. Im Unterschied zum Coworking Space hat im Shared Office allerdings jeder seinen eigenen, festen Arbeitsplatz, oder aber ein Büro für sich allein. Auch gehe es laut Hartje beim Shared Office weniger darum, Gewinn zu erzielen, als darum, Kosten zu decken. Darum sei ein Platz in einer solchen Bürogemeinschaft auch um einiges billiger als in einem Coworking Space. „Was nicht bedeutet, dass es im Shared Office keinen Austausch gibt“, stellt der 39-Jährige fest. Dafür, dass Netzwerken und Kooperation vielmehr sogar ausdrücklich erwünscht sind, stehe auch der Zusatz „Coffee“ im ShareDnC-Firmennamen. „Im besten Fall entstehen beim gemeinsamen Kaffee Ideen, wie sich Synergien bei der Zusammenarbeit nutzen lassen.“

Vom Schreibtisch bis zur Etage

Als mögliche Untermieter kommen Selbstständige, Startups, kleine Firmen und Projektgruppen infrage, die Flexibilität mit einer professionellen Arbeitsumgebung vereinbaren wollen. „Viele, die über ShareDnC nach Büros und Arbeitsplätzen suchen, arbeiten in Branchen wie IT, Kommunikation, Design, Consulting und Architektur“, sagt Hartje. Wer Arbeits- und Büroplätze zur Untermiete anbieten möchte, sollte sichergehen, dass die leerstehenden Flächen für mindestens sechs Monate vermietet werden können. „Bei kürzeren Zeiträumen macht es wenig Sinn, da es dafür einfach zu wenig Interessenten gibt.“

Das Thema Untervermietung ist üblicherweise im Mietvertrag geregelt. Die Zustimmung ist beim Vermieter einzuholen. „Dieser darf sie aber nur verweigern, wenn es triftige Gründe gibt, die dagegen sprechen“, erklärt Norman Grafweg, zuständig fürs Marketing bei ShareDnC. Zum Beispiel wenn das Gewerbe des Untermieters einen negativen Einfluss auf das gesamte Bürogebäude hat oder mit einer Exklusivitätsvereinbarung eines anderen Hauptmieters kollidiert.

Faustformel: Kaltmiete verdoppeln

Wenn ein Schreibtischplatz angeboten wird, sollten Tisch, Stuhl und Container bereitstehen. Büroräume hingegen müssen weder möbliert sein noch in einem separaten Bereich liegen. „Wir empfehlen, die Büros so zu inserieren, wie sie sind“, sagt Hartje. Auch ganze Etagen können angeboten werden. „Wobei sich hier eine zusätzliche raumweise Vermietung empfiehlt, um eine größere Zielgruppe anzusprechen.“ Die angegebene Miete sollte Nebenkosten inklusive Strom, Internet und Reinigung sowie die Kosten für die Nutzung der Möbel und Allgemeinflächen enthalten. Als Faustformel empfiehlt Hartje, von der Kaltmiete auszugehen und diese zu verdoppeln. „Damit habe ich in der Regel alle anfallenden Kosten abgedeckt.“ Wer über ShareDnC inseriert, erhält weitere Tipps zur Preisgestaltung und zur Optimierung der Annonce. Im Gegenzug erhebt das Startup nach erfolgreicher Vermittlung eine Provision in Höhe von einer Pauschal-Monatsmiete.

Da die meisten Mieter und Vermieter eines Shared Office an einer flexiblen Lösung interessiert sind, beträgt die durchschnittliche Mietdauer ein Jahr. Schreibtischplätze haben eine Kündigungsfrist von einem Monat und maximal drei Monate Mindestlaufzeit. Bei Büroflächen sind es ein bis drei Monate Kündigungsfrist und zwischen drei und sechs Monaten Mindestlaufzeit.

Das eigene Konzept testet ShareDnC seit der Gründung auch im Selbstversuch. „Gerade in der Anfangsphase wollten wir schauen, welche Vorteile unser Modell bringt und wo die Herausforderungen liegen“, sagt Hartje. Mit den Jahren habe das Startup die Fläche dem Platzbedarf angepasst. Das aktuelle Büro in der Kölner Innenstadt ist das inzwischen fünfte. „Gestartet sind wir mit einem kleinen Raum mit drei Arbeitsplätzen. Mittlerweile sind es fünf Büros und 25 Mitarbeiter.“ Das Unternehmen ist in seiner aktuellen Bürogemeinschaft der Hauptmieter und teilt sich die Räumlichkeiten mit sieben weiteren Firmen.

Checkliste fürs Shared Office

Welche Büros oder Büroteile können vermietet werden?

Am besten eignen sich einzelne oder mehrere Büroräume, da sie den Untermietern die nötige Privatsphäre bieten. Aber auch offene Büroflächen oder sogar einzelne Schreibtischplätze können erfolgreich untervermietet werden. Wichtig: Die Flächen sollten für mindestens sechs Monate nicht benötigt werden.

Welche gemeinsam genutzten Räume können mitvermietet werden?

Zum Standard gehört, dass Untermieter die Büroküche, WC und Meetingräume mitnutzen. Vorteil: Sie beteiligen sich anteilig auch an der Reinigung. Ebenfalls selbstverständlich sollte sein, dass sie einen eigenen Schlüssel und wenn nötig ein Firmen- und Briefkastenschild erhalten.

Welche Büroausstattung kann mitvermietet werden?

Es sollte nichts extra angeschafft werden. Wenn ein Raum möbliert ist, bietet es sich an, ihn auch so zu vermieten. Ist eine Fläche leer, sollte sie auch als solche untervermietet werden. Wer nur einen Schreibtischarbeitsplatz mietet, erwartet in der Regel, dass es WLAN gibt. Größere Flächen statten Mieter oft selbst aus.

Was sollte in der Miete enthalten sein?

Alles, was angeboten wird. Also nicht nur die Miete des Raumes, sondern auch Internet, Reinigung sowie sämtliche Nebenkosten inklusive Strom. Einzige Ausnahme: Parkplätze. Diese sollten separat abgerechnet werden.

Was muss ich mit meinem eigenen Vermieter absprechen?

Grundsätzlich gilt: Bevor Flächen untervermietet werden können, muss erst der Vermieter zustimmen. Er kann seine Erlaubnis aber nur in ganz bestimmten Fällen verweigern. Etwa wenn eine Exklusivitätsvereinbarung mit einem anderen Hauptmieter besteht.

Quelle: Magazin „Creditreform“

Text: Jana Samsonova