Rechnungsbetrug verhindern: Schützen Sie Ihr Unternehmen

Wie Sie Ihr Unternehmen vor Rechnungsbetrug schützen und Ihre Mitarbeiter sensibilisieren, erfahren Sie hier. Laden Sie sich zudem unsere kostenfreie Rechnungsvorlage herunter.

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Rechnungsbetrug als eine Form der Wirtschaftskriminalität

Wirtschaftskriminalität hat viele Facetten und die Anzahl an Delikten ist seit Jahren hoch. Betrüger gehen dabei immer vorsichtiger und gezielter vor. Während es vor einiger Zeit noch Phishing E-Mails waren, die nicht personalisiert an große Verteiler geschickt wurden und so leichter zu identifizieren waren, informieren sich Betrüger mittlerweile umfassend über Ihre Opfer. Dadurch wird es schwerer, wirtschaftskriminelle Straftaten frühzeitig zu erkennen. Zudem zielen Angriffe vermehrt auf Unternehmen ab, da gerade im B2B-Bereich höhere Rechnungsbeträge üblich sind. Betrüger schaffen es dadurch mit wenigen, aber gezielten Angriffen einen höheren Schaden anzurichten. Eine Form der organisierten Wirtschaftskriminalität ist der Rechnungsbetrug.

Artikelinhalt

Rechnungsbetrug als eine Form der Wirtschaftskriminalität
So funktioniert Rechnungsbetrug
Das können Sie als Unternehmer tun
Das sollten Ihre Mitarbeiter beachten
Gratis-Rechnungsvorlage zum Download
Die Top 4 Schutzmaßnahmen

So funktioniert Rechnungsbetrug

Ein mögliches Szenario: Ein Unternehmen wird von einem Betrüger kontaktiert, der vorgibt, einen Lieferanten, Dienstleister oder Kreditgeber zu vertreten. Dieser Kontakt kann via Telefon, Brief, E-Mail oder eine Kombination daraus entstehen. Der Betrüger gibt an, dass sich die Bankverbindung des Zahlungsempfängers geändert hat und nennt eine neue Bankverbindung für die Zahlung zukünftiger Rechnungen. Über das neue Konto verfügt der Betrüger. Hat dieses Vorgehen funktioniert und die ersten Zahlungen werden auf das neue Konto überwiesen, fällt dem Lieferanten oder Dienstleister bald auf, dass seine Rechnungen nicht mehr beglichen werden. Das Unternehmen wiederum wundert sich über eintreffende Mahnungen, da es die Rechnungen fristgerecht unter Berücksichtigung der neuen Bankverbindung beglichen hat. Sobald Unternehmen und Lieferant nun in Korrespondenz treten, wird dem Unternehmen auffallen, dass es Opfer eines Rechnungsbetruges wurde und Zahlungen an Betrüger geleistet hat.

Weitere Szenarien:

Sie erhalten falsche, unberechtigte Rechnungen per Post oder E-Mail.
Sie erhalten mehrere Rechnungen für ein und dieselbe Leistung.

Laut dem Bundeskriminalamt ist gerade die Dunkelziffer im Bereich der Wirtschaftskriminalität sehr hoch, da betroffene Unternehmen ungerne zugeben möchten, dass sie Opfer einer Straftat geworden sind – oftmals aus Angst, dies könnte dem Image schaden. Damit es erst gar nicht erst zum Rechnungsbetrug kommt, können Sie vorbeugend einige Schutzmaßnahmen treffen. Dazu gehört vor allem die Aufklärung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter.

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Das können Sie als Unternehmer tun

Öffentliche Unternehmensinformationen geringhalten
Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, doch je mehr Sie auf Ihrer Unternehmenswebseite an öffentlichen Informationen zur Verfügung stellen, desto mehr Einblick geben Sie auch Betrügern, die diese Informationen nutzen können. Alleine der Hinweis, mit welchen Lieferanten und Partnern Sie zusammenarbeiten, kann von Betrügern missbraucht werden, um sich beispielsweise als Vertreter dieses Lieferanten auszugeben. Wenn Betrüger gar nicht wissen, wer Ihre Lieferanten und Partner sind, können sie sich auch nicht für diese ausgeben.
Prüfregeln im Rechnungssystem einführen
Das Aufstellen von Prüfregeln hilft dabei, die Rechtmäßigkeit von Zahlungsaufträgen bewerten zu können. Damit es einen festen Prozess gibt, können solche Prüfregeln direkt in Ihrem Rechnungssystem eingebaut werden. In welchen kurzen Abständen können Rechnungen eintreffen? Wie oft dürfen sich Bankverbindungen in einem bestimmten Zeitraum ändern? Schlägt eine Prüfregel dann mittels Hinweis im System an, erfolgt eine genauere Prüfung durch den Mitarbeiter.
Mitarbeiter informieren
Mit regelmäßigen Mitarbeiterversammlungen oder E-Mails an die gesamte Belegschaft sowie Security Trainings können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter für solche Betrugsversuche sensibilisiert sind. Bei vermeintlichen Gläubigeranfragen reagieren sie so eher misstrauisch und prüfen diese genau.

Das sollten Ihre Mitarbeiter beachten

Gläubigeranfragen überprüfen
Ihre Mitarbeiter sollten alle Anfragen prüfen, die angeblich von Ihren Gläubigern kommen, insbesondere, wenn diese darum bitten, ihre Bankverbindung für zukünftige Rechnungen zu ändern. Dabei hilft es, die neuen Angaben mit den vorliegenden Kundendaten und Unterlagen abzugleichen, um mögliche Ungereimtheiten direkt festzustellen. Mittels Vier-Augen-Prinzip ist es unwahrscheinlicher, dass etwas übersehen wird.
Kontaktdaten aus vorheriger Korrespondenz verwenden
Ihre Mitarbeiter sollten keine Kontaktdaten verwenden, die mit der Änderung zusammenhängen. Stattdessen sollten Ihre Mitarbeiter die Kontaktdaten verwenden, die sie von früheren Korrespondenzen kennen und sich bezüglich der Echtheit der Änderung vergewissern lassen.
Verfahren zur Bestätigung des richtigen Bankkontos einführen
Gerade bei höheren Rechnungssummen sollten Ihre Mitarbeiter ein Verfahren einrichten, bei dem das richtige Bankkonto vom Zahlungsempfänger bestätigt wird. Dies kann zum Beispiel telefonisch erfolgen; im Zweifelsfall sogar durch ein physisches Treffen.
E-Mail nach Rechnungsbegleichung verschicken
Sobald Ihre Buchhaltung eine Forderung für die Überweisung abschließend bearbeitet hat, kann sie dem Empfänger eine E-Mail zur Information inklusive Name der Bank und die letzten vier Ziffern des angegebenen Kontos schicken. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen.
Informationen über den Arbeitgeber geringhalten
Auch Ihre Mitarbeiter sollten möglichst wenige Informationen über Ihr Unternehmen an die Öffentlichkeit tragen. Beispielsweise könnten Betrüger Informationen nutzen, die einer Ihrer Mitarbeiter auf Social Media teilt (zum Beispiel Neuigkeiten im Unternehmen, wie einen gewonnenen Deal mit einem bestimmten Lieferanten).
Einheitliche Ansprechpartner kontaktieren
Einheitliche Ansprechpartner bei den Unternehmen, an die Sie regelmäßig Zahlungen leisten, führen dazu, dass Ihre Mitarbeiter schnell hinterfragen, wenn ein vermeintlicher, neuer Vertreter sie kontaktiert. So wäre der erste logische Schritt die Rückversicherung bei dem jeweiligen bekannten Ansprechpartner des Unternehmens.

Die Top 4 Schutzmaßnahmen vor Rechnungsbetrug

Prüfregeln im Rechnungssystem
4-Augen-Prinzip bei Gläubigeranfragen
Feste Ansprechpartner der Gläubiger
Wenige öffentliche Firmeninformationen

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