Buchhaltung von A-Z: Erfahren Sie hier, worauf es ankommt. Wir erklären Ihnen die Grundlagen der Buchführung, die wichtigsten Begriffe sowie Ihre Pflichten praxisorientiert und leicht verständlich.
Bei der Buchhaltung werden finanzielle Transaktionen eines Unternehmens festgehalten. Das Ziel und die Aufgabe der Buchhaltung ist es, alle sogenannten Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Geschäftsvorfälle sind Prozesse, die sich auf das Vermögen eines Unternehmens beziehen, also alle Zahlungen, die ein Unternehmen erhält oder leisten muss. Damit gibt die Buchhaltung einen fundierten Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens.
Unternehmen, Selbstständige und Organisationen brauchen eine Buchführung sowohl aus eigenem Interesse als auch, um gegenüber dem Finanzamt lückenlos und chronologisch alle Geschäftsvorfälle nachweisen zu können. Ist die Buchhaltung lückenhaft, kann das Finanzamt nicht die korrekten Steuer-Forderungen stellen. Dann muss es die Steuerlast schätzen und das ist für die Unternehmen meistens die schlechtere Alternative.
Buchhaltung machen Unternehmen aber nicht nur für das Finanzamt, sondern auch für sich selbst. Denn die Buchhaltung dokumentiert alle Bewegungen in den verschiedenen Konten und kann so jederzeit die finanzielle Situation eines Unternehmens aufzeigen. Gerade bei größeren Entscheidungen wie Investitionen, Personaleinstellungen oder Umzügen ist es für Startups, Unternehmen und Selbstständige wichtig zu wissen, wie sie finanziell aufgestellt sind.
Ohne Buchführung gibt es keine Buchhaltung – sie ist die Grundlage. Unter Buchführung versteht man das Sammeln von Belegen. Die Buchführung dokumentiert also alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens: alle Zahlungen, Wareneingänge und Forderungen, die ausgehen oder eingehen. Bei der Buchhaltung wird das alles dann logisch strukturiert und in der betriebswirtschaftlichen Auswertung, kurz BWA, zusammengefasst.
In der Buchführung gibt es verschiedenen Bücher, um Geschäftsvorfälle zu erfassen: Das Hauptbuch (auch Journal genannt), das Grundbuch und die Nebenbücher. Auch wenn das heute in der Regel keine Bücher aus Papier sind, sondern Datenbanken, haben sich die Namen gehalten. Das sind die Aufgaben der Bücher:
Im Grundbuch (Journal) führen Unternehmen alle Geschäftsvorfälle chronologisch auf. Alle Zahlungen, Rechnungen, Warenverkäufe sind hier mit Datum, Belegnummer und Wert erfasst. Damit ist das Grundbuch die Datenbasis für die anderen Bücher.
Im Hauptbuch werden alle Daten aus dem Grundbuch systematisiert. Hier sind sie nicht mehr chronologisch geordnet, sondern werden auf verschiedene Sachkonten gebucht.
In den Nebenbüchern werden die einzelnen Konten des Hauptbuchs detailliert zusammengefasst. Daher gibt es in Unternehmen mehrere Nebenbücher – beispielsweise das Kassenbuch, die Lagerbuchhaltung, das Rechnungsausgangsbuch oder das Rechnungseingangsbuch.
Theoretisch reicht ein Gewinn- und Verlustkonto. Allerding arbeiten Unternehmen in der Regel mit weiteren Unterkonten, um mehr Übersichtlichkeit zu erreichen. Dafür nutzen sie verschiedene Kontoarten, die teilweise noch weitere Unterkonten haben. Kurz gesagt geht es darum, jeden Geschäftsfall in ein Konto einzuordnen:
Die Buchhaltung arbeitet mit verschiedenen Büchern, daher lässt sie sich auch in unterschiedliche Bereiche einteilen. In Konzernen und größeren Unternehmen sind die Bereiche so groß, dass es einzelne Abteilungen dafür gibt.
Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Zahlungen und Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die sich finanziell ausdrücken lassen. Sie ist damit die Grundlage für die Berechnung der Gewinne und Verluste. In großen Unternehmen teilt sich die Buchhaltung auf in die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung.
Die Kreditorenbuchhaltung verschafft einen Überblick über alle Verpflichtungen, die ein Unternehmen gegenüber Lieferanten oder Dienstleistern hat. Dazu gleicht sie den Wareneingang mit der erhaltenen Rechnung ab und sorgt für die Zahlung.
Die Lohnbuchhaltung ist dafür zuständig, dass die korrekten Löhne und Gehälter in einem Unternehmen auf die Konten der Angestellten überwiesen werden. Dafür brauchen die Lohnbuchhalter Einblick Arbeitszeitkonten, Arbeitsverträge und Ähnliches. Die Lohnbuchhaltung meldet Mitarbeitende bei den Sozialversicherungsträgern sowie beim Finanzamt an.
Mit der Anlagenbuchhaltung erfasst ein Unternehmen alle Vermögensgegenstände, die ein Unternehmen besitzt oder anschafft, von der Produktionshalle bis zum Schreibtischstuhl. Alle sogenannten Vermögensgegenstände werden mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten, sowie den nötigen Nebenkosten verbucht.
Die Bilanzbuchhaltung nimmt eine Schlüsselrolle in Unternehmen ein. Sie hat einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und erstellt den Jahresabschluss mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Dafür fasst sie alle Daten aus den verschiedenen Teilbereichen der Buchhaltung zusammen.
Die Kosten- & Leistungsrechnung (KLR) ist äußerst wichtig, um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens nachzuvollziehen. Sie wird auch inneres Rechnungswesen genannt und erfasst alle Kosten und Leistungen, die interne Ressourcen an Zeit und Material betreffen. Sie kann daher zeigen, wo in einem Unternehmen Kosten entstehen und welche Produkte oder Services besonders profitabel sind.
Bei einer einfachen Buchführung werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens oder einer selbstständigen Person festgehalten und gegenübergestellt. Sie wird daher auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung genannt.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle in zwei Konten verbucht. Ein Konto wird belastet (Soll), und das andere wird gutgeschrieben (Haben). Mit dieser Methode lassen sich alle finanziellen Transaktionen verfolgen und Betrug oder Fehler eingrenzen. Jakob Fugger, der reichste Kaufmann des späten Mittelalters, brachte die doppelte Buchführung im 16. Jahrhundert aus Venedig nach Deutschland. Sie ist noch immer die Basis für die Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen. Für wen gilt was?
Verpflichtet zur doppelten Buchführung nach § 238 Handelsgesetzbuch | Einnahmen-Überschuss-Rechnung (einfache Buchführung) reicht aus für: |
Eingetragener Kaufmann (e.K.) | Freiberufler |
Offene Handelsgesellschaft (oHG) | Einzelkaufleute mit weniger als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren |
Kommanditgesellschaft (KG) | |
Aktiengesellschaft (AG) | |
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) | |
UG (haftungsbeschränkt) |
Der Wechsel von der einfachen zur doppelten Buchführung ist gleichzeitig der Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Bilanz. Um zu verhindern, dass bestimmte Geschäftsvorfälle oder Inventar steuerlich doppelt oder gar nicht erfasst werden, müssen Unternehmen in dem Jahr des Wechsels einen Übergangsgewinn ermitteln und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Außerdem brauchen sie einen Kontenplan mit allen Nebenbüchern, auf die Geschäftsvorfälle künftig gebucht werden.
Voraussetzung für den Wechsel ist die entsprechende Expertise bei den Mitarbeitenden und die Aktualisierung der Buchführungssysteme. In Schulungen und Workshops sollte das Teams fit gemacht werden für die doppelte Buchführung und auch die Software sollten die Anforderungen der doppelten Buchführung erfüllen.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, sind Regeln, die die Paragrafen 238 und 239 des Handelsgesetzbuches vertiefen. In dem Gesetzestext heißt es unter anderem: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
Diese acht Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung müssen Kaufleute beachten:
Rechnungen, Buchführung, Steuern: Wer damit vorher wenig zu tun hatte, geht sicher mit Respekt an das Thema Buchhaltung. Aber es gibt verschiedene Quellen, um sich das nötige Wissen anzueignen. Zahlreiche Bücher und Webseiten geben einen ersten Überblick.
Außerdem bieten auch verschiedene Lern-Plattformeng Online-Kurse zur Buchführung an. Wer lieber in Präsenz lernt, kann sich bei Volkshochschulen oder anderen Weiterbildungsanbietern informieren. Gerade für Freiberufler und kleine Unternehmen kann es auch ausreichen, sich mit einer Buchführungssoftware auszustatten, die oft eigene Lernmaterialien mitliefern.
Empfehlenswert ist es aber in jedem Fall, einen Termin bei einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zu vereinbaren, um grundlegende Fragen zu klären.
Die Auslagerung der Buchhaltung an eine externe Steuerberatungsgesellschaft hat einige Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen.
Vorteile: Steuerberatungsgesellschaften verfügen über Fachkenntnisse und Erfahrung im Bereich der Buchhaltung und Steuerwesen. Sie kennen die aktuellen Gesetze, Vorschriften, Abgabefristen und Buchführungsstandards. Das minimiert gleichzeitig das Risiko von Fehlern in der Buchführung. Durch die Auslagerung der Buchhaltung können Unternehmer und Mitarbeiter Zeit sparen, die sie für ihre Kernkompetenzen nutzen können.
Herausforderungen: Die Dienstleistungen einer externen Steuerberatungsgesellschaft kosten Geld. Für kleine Unternehmen oder Start-ups können diese Kosten eine Herausforderung darstellen. Zudem geben Unternehmen mit der Buchhaltung auch wichtige Informationen zu ihrem Geschäft aus der Hand. Sie müssen daher sicherstellen, dass die ausgelagerte Buchhaltung sicher und vertraulich behandelt wird.
Heutzutage arbeitet kaum ein Unternehmen noch mit einer Buchhaltung auf Papier. Eine Buchhaltungssoftware übernimmt die wichtigsten Aufgaben und entlastet damit Unternehmen. Sie kann dazu beitragen, den Buchhaltungsprozess effizienter zu gestalten, Fehler zu minimieren und genaue finanzielle Informationen bereitzustellen.
Die Software erfasst die Finanztransaktionen und lässt sich oft auch mit Bankkonten verbinden, sodass beispielsweise Zahlungseingänge verbucht werden können. Die Software erleichtert das Erstellen von Rechnungen und kann automatisch die Steuerlast berechnen. Durch eine Anbindung an die Systeme des Finanzamtes sind auch automatische Meldungen und Steuererklärungen, beispielsweise zur Umsatzsteuer, möglich.
Mit einer Software haben Unternehmen die Ausgaben und Einnahmen im Blick und können Finanzberichte wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen oder auch Analysen einfacher erstellen. Je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens können verschiedene Buchhaltungssoftwarelösungen unterschiedliche Funktionen und Komplexitätsgrade bieten.
Belege sind schriftliche oder elektronische Nachweise von Geschäftsvorfällen. Sie sind nötig zur Dokumentation und rechtlichen Absicherung von Transaktionen. Im unserem FAQ beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen rund um das Belegmanagement:
Die häufigsten Fehler in der Buchhaltung sind falsch gestellte Rechnungen und falsch archivierte Belege. Ein einziger Tippfehler bei der Eingabe von Zahlen oder Texten kann bereits zu erheblichen Fehlern führen. Außerdem kann einiges schiefgehen, wenn bei der Verbuchung das falsche Konto ausgewählt wird, Transaktionen vergessen werden oder gar doppelt verbucht werden.
Eine große Gefahr für Fehler besteht, wenn interne Kontrollen zu ungenau sind oder ganz fehlen. Dann steigt in einem Unternehmen auch das Betrugsrisiko.
Um Fehler in der Buchhaltung zu verhindern, ist daher eine sorgfältige Kontrolle wichtig. Dies kann auch bedeuten, Aufgaben voneinander zu trennen und regelmäßige Überprüfungen zu veranlassen. Diese können auch durch externe Buchhalter übernommen werden.
Wer wirtschaftet, muss Rechenschaft ablegen. Abhängig von der Rechtsform, der Größe und dem Umsatz eines Unternehmens erfolgt die Darstellung entweder durch eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder einen umfassenden Jahresabschluss. Letzterer beinhaltet neben der GuV auch eine Bilanz, die die Vermögenswerte, Schulden und das Kapital des Unternehmens ausführlich gegenüberstellt.
Unternehmen müssen regelmäßig einen Finanzbericht einreichen, etwa bei Banken, wenn sie sich um einen Kredit bemühen. Das geht am einfachsten digital. Creditreform Rating unterstützt beim Digitalen Finanzbericht DiFin – hier erfahren Sie mehr.
Erfolgreiche Buchführung und Buchhaltung zeichnen sich durch Genauigkeit und Vollständigkeit aus. Buchhaltung ist ein wichtiger Bereich in einem Unternehmen und sollte daher entsprechend gewissenhaft geführt werden. Das ist nötig, damit sie einerseits dem Unternehmen nutzt und einen Überblick über die Finanzen geben kann, und andererseits die Zusammenarbeit mit externen Prüfern und den Steuerbehörden erleichtert. Denn eine erfolgreiche Buchführung geht über das bloße Aufzeichnen von Zahlen hinaus. Sie ist die Grundlage für Finanzanalysen und strategische Entscheidungen.
Für möglichst große Sicherheit und Genauigkeit sollten Kaufleute und Unternehmen interne Kontrollen einführen. So lassen sich auch Fehler und Betrug verhindern. Außerdem sollte die Buchführung flexibel genug sein, um sich an Änderungen in der Geschäftsumgebung anzupassen. Gesetzesvorgaben, Geschäftsfelder oder Unternehmensstrukturen können sich schließlich ändern
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen und Ihre Buchhaltung so zu entlasten. Ein wesentlicher Bestandteil hierbei ist ein systematisches Forderungsmanagement. Creditreform unterstützt Sie dabei, Zahlungseingänge und offene Positionen regelmäßig zu überprüfen und ihnen nachzugehen.
Bleibt eine Forderung offen, kann Creditreform zudem das Inkasso für Sie übernehmen. Dabei können Sie ganz individuell bestimmen, wie Sie mit Ihren säumigen Zahlungen umgehen, werden effizient entlastet und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Den gesamten Prozess – von der Rechnungserstellung bis zum Inkasso können Sie mit Creditreform Mahnwesen automatisieren.
Unsere Texte dienen dem unverbindlichen Informationszweck und ersetzen keine spezifische Rechts- oder Fachberatung. Für die angebotenen Informationen geben wir keine Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
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