Activity Based Working: Schlauer Wechsel zwischen Home und Office

Wo, wie und wann werden wir in Zukunft arbeiten? Nie wurden diese Fragen so intensiv diskutiert wie seit der Corona-Pandemie. Durch Hygiene- und Abstandsregeln wurden starre Arbeitsplatzmodelle ad acta gelegt. Plötzlich war möglich, wofür viele Arbeitnehmer lange gekämpft haben: flexible Arbeitszeiten und Heimarbeit. Laut der Deloitte-Studie „Future of Workplace“ gaben vor der Pandemie 88 Prozent der Befragten an, über einen festen Büroarbeitsplatz zu verfügen. 

Gleichzeitig wünschten sich 83 Prozent, auch außerhalb des Büros arbeiten zu können. Moderne Arbeitsplatzkonzepte wie das sogenannte Activity Based Working (ABW), basierend auf der Idee, dass es für jede Aufgabe den optimalen Arbeitsbereich gibt, waren kaum verbreitet. Und nun? Nun wurde die Arbeitswelt in die Zukunft katapultiert. Mehr noch. Es war, als hätte man links geblinkt, um anschließend rechts zu überholen. 

Alle hoffen auf ein Leben nach Corona. Dann wird es auch ein neues Arbeiten geben. „Nach der Pandemie werden die Arbeitnehmer nicht mehr dauerhaft in die Büros zurückkehren. Wir werden in Zukunft eine Mischung aus hybridem Arbeiten und ABW brauchen. Der Mitarbeiter bekommt ein Höchstmaß an Flexibilität“, sagt Sandra Jung. 

Die Psychologin und Geschäftsführerin der Firma Büro-Jung aus Mainz erstellt im Auftrag von Unternehmen entsprechende Konzepte zur Flächenoptimierung. Nun kommen auf sie verstärkt kleine und mittelständische Unternehmen zu und fragen nach dem, was Großunternehmen längst im Fokus haben. 

Adidas und der Versandriese Otto etwa setzen längst auf Hybridität. Mitarbeiter sollen frei wählen dürfen, ob sie im Büro oder auswärts arbeiten möchten. Das wollen nun Unternehmen jeder Größe. „Arbeitsraum ist teuer. Die Unternehmen überlegen, sich zu verkleinern. Der vorhandene Arbeitsplatz muss so effektiv wie möglich genutzt werden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern“, sagt Jung. 

In Zukunft wird Routinearbeit im Homeoffice erledigt, für Teamaufgaben gibt es Treffen. „Das bekräftigt die Herausforderungen an die Themen Internetgeschwindigkeit und Datensicherheit.“ 

„Nach der Pandemie werden die Arbeitnehmer nicht mehr dauerhaft in die Büros zurückkehren. Wir werden in Zukunft eine Mischung aus hybridem Arbeiten und ABW brauchen. Der Mitarbeiter bekommt ein Höchstmaß an Flexibilität.“
Sandra Jung, Büro-Jung

In den Firmenzentralen werden die verbliebenen Räumlichkeiten für das ABW flexibel nutzbar gemacht, etwa als Lounges, Besprechungsräume, Kreativzonen oder Telefonbereiche. „Mitarbeiter der Zukunft identifizieren sich nicht mehr über ihren Arbeitsplatz mit dem Arbeitgeber, sondern über das Team“, sagt Jung. .

Sie hat in ihrem eigenen Büro ebenfalls einiges geändert. Der ehemalige Ausstellungsraum für Möbel, durch Onlineplattformen überflüssig geworden, ist nun ein Kreativraum. Mit wenigen Handgriffen kann er Besprechungsraum, Café oder Kaminlounge sein. Doch nicht jedes Unternehmen kann und will sich in Zukunft einen eigenen ABW-Space leisten. Andere kooperieren oder mieten.

Die beschriebene New Work ist für Maximilian Renna längst Realität. Er ist Projektmanager bei DSPN (Dein Starker Partner für Netzwerke) und berät Kommunen und Unternehmen beim Aufbau gesundheitsfördernder Netzwerke. Einen festen Arbeitsplatz hat Renna im Firmensitz in Coesfeld nicht. Die Mitarbeiter wohnen und arbeiten über ganz Deutschland verteilt aus dem Homeoffice, Renna in der Nähe von Ludwigshafen. Sein Team sieht er zwar täglich, jedoch nur virtuell im Homeoffice. 

Live und in Farbe treffen sich alle regelmäßig zu Workshops und Präsentationen. „Wenn wir einen Vortrag hören, mieten wir einen Raum mit klassischer Bestuhlung für eine Schulung. Wenn wir aber kreativ sein wollen, nehmen wir gerne Lounge- oder Café-Räume mit unterschiedlichen kleineren Rückzugsmöglichkeiten für die Gruppenarbeit“, erklärt Renna. Für ihn ist die neue Arbeitsplatzgestaltung ideal. Die flexible Arbeitszeiteinteilung kommt ihm entgegen, fordert aber auch Selbstdisziplin. 

Psychologin Sandra Jung betont, dass an dieser Stelle die Unternehmen und direkten Vorgesetzten gefragt sind: „Wenn die Arbeitswelt neu gedacht wird, bietet sich auch die Chance, Führung neu zu denken und Nachhaltigkeitsstandards im Unternehmen zu setzen. Die Führung der Zukunft muss agil und verantwortungsbewusst sein“, sagt sie. Das bedeutet auch, dass der Mensch hinter dem Arbeitnehmer nicht vergessen wird. Homeoffice ist Vertrauenssache. Vertrauen, das Unternehmen in ihre Mitarbeiter haben müssen. Manche müssen das erst lernen. 

Zudem birgt hybrides Arbeiten neue Herausforderungen. Während der Büroarbeitsplatz soziale Interaktion erleichtert, birgt das Homeoffice die Gefahr der Vereinsamung. „Jeder einzelne Mitarbeiter wird vor andere mentale Herausforderungen gestellt. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sie durch gezieltes Coaching dafür zu stärken“, sagt Monika Kanokova, Gründerin von New Standard.S und Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt Nachhaltigkeit.

„Jeder einzelne Mitarbeiter wird vor andere mentale Herausforderungen gestellt. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sie durch gezieltes Coaching dafür zu stärken“.
Monika Kanokova, New Standard.S

Auch in Sachen Umwelt kann in Zukunft einiges erreicht werden. Mit dem Arbeiten im Homeoffice fällt bei vielen das lange Pendeln zur Arbeit weg. Aber: „Einen deutlich größeren Effekt erzielen wir durch die Umstellung der Ernährung“, so Kanokova. Wer viel zu Hause arbeitet, kann nachhaltig einkaufen und vor Ort seine Speisen zubereiten, statt seine Pause im Imbiss an der Ecke zu verbringen. 

Statistiken zeigen zudem, dass der Papierverbrauch pro Kopf im Büro wesentlich größer ist als im Homeoffice. Die ABW-Räume können mit einem durchdachten Recycling- und Verpflegungssystem ausgestattet werden. „Alle Umstellungen sind aber nur sinnvoll, wenn die Mitarbeiter sie mittragen. Wenn unsere Arbeitswelt neu gedacht wird, müssen alle mit ins Boot geholt werden“, ist die Unternehmensberaterin überzeugt.

Mit Beginn der Pandemie mussten viele ihren Arbeitsplatz plötzlich in die eigene Wohnung verlagern und endeten am Küchentisch oder auf der Couch. Ein Glückspilz, wer über einen Schreibtisch oder gar ein kleines Büro in den eigenen vier Wänden verfügte. Alle anderen sollten sich langsam Gedanken darüber machen, wie sie aus dem Provisorium herauskommen. Bett und Sofa können kein Dauerzustand bleiben. 

Arbeitsplatz: Ein Schreibtisch muss sein, wenn nötig eben im Schlaf- oder Wohnzimmer. Im eigenen Interesse unterstützen Arbeitgeber ihre Angestellten bei der Anschaffung entsprechender ergonomischer Büroausstattung, um Ausfallzeiten durch gesundheitliche Probleme zu minimieren.

Arbeitszeit: 24/7 ist kein Maßstab. Auch wenn es schwerfällt, Arbeitnehmer brauchen ausgleichende Freizeit, weiß auch Monika Kanokova: „Ich habe zum Beispiel mein Mailprogramm von meinem Handy gelöscht. Wenn ich nicht an meinem Rechner sitze, beginnt meine Freizeit und ich kann mich auf das fokussieren, was gerade vor mir ist.“

Ordnung: Unter einem Durcheinander am Arbeitsplatz leidet die Konzentration. Wer Ordnung hält, arbeitet gesünder und entspannter. Das gilt auch für die Kleidung. Oben Hemd und unten Jogginghose fällt zwar im Videochat nicht auf, lässt aber dem Schlendrian die Oberhand.

Technik: Verlässliches Internet ist Trumpf. Kaum etwas ist nervtötender als ständige Verbindungsaussetzer.

Privatsphäre: Im Videochat darf die Kamera gerne ausgestellt werden. Monika Kanokova weiß: „Studien zeigen, dass sich Videokonferenzteilnehmer bei eingeschalteter Kamera die meiste Zeit selber beobachten und sich weniger auf das Thema konzentrieren.“

Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Nina Mützelburg