Forderungsportal von Creditreform: Inkasso wird einfach

Mehr als acht Millionen Menschen in Deutschland ziehen laut einer aktuellen Studie der Post jährlich um. Verzichten sie auf einen Nachsendeauftrag oder versäumen sie es, die Adressänderung mitzuteilen – rund 100.000 Rückläufer registriert die Post täglich –, bleiben Rechnungen und Mahnungen unbeantwortet. Bis die Forderungen schließlich an einen Inkassodienstleister wie Creditreform übergeben werden. „Die meisten Menschen, die eine Rechnung nicht bezahlen, sind durchaus zahlungswillig“, sagt Anne Waterkamp, geschäftsführende Gesellschafterin von Creditreform Essen Stenmans & Waterkamp KG. „Oft sind schlicht Missverständnisse oder Kommunikationsschwierigkeiten der Grund für den Zahlungsverzug.“ 

Was für Verbraucher gilt, gilt analog auch für Unternehmen. Die Unternehmensberatung Plum Consulting hat im Auftrag des Softwareunternehmens Sage kleine und mittlere Unternehmen nach den Ursachen verspäteter Zahlungen befragt. Mehr als 40 Prozent der säumigen Zahler konnten keinen konkreten Grund für den Verzug nennen. Oft sind es offenbar banale Dinge wie ein kranker Mitarbeiter in der Buchhaltung, ein Zahlendreher bei der Überweisung oder eine fehlende Unterschrift, die verhindern, dass ein Gläubiger pünktlich sein Geld erhält. 

Um Missverständnisse oder Versäumnisse wie diese schnell und unkompliziert auszuräumen, setzt Creditreform im Inkasso vermehrt auf ein eigens entwickeltes Onlineportal. „Inkasso muss einfach und freundlich sein“, sagt Waterkamp. „Unser Ziel ist es immer, Schuldner individuell anzusprechen und Forderungen so zu realisieren, dass Kundenbeziehungen erhalten bleiben. Warum also sollten Schuldner nicht auch die Möglichkeit haben, möglichst flexibel und individuell mit Creditreform Kontakt aufzunehmen“, beschreibt sie die Idee zum Portal. 

Das Ergebnis: 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und per QR-Code auf dem Mahnschreiben ist Creditreform damit erreichbar. Direkt auf der Startseite finden Schuldner übersichtlich alle Hinweise zum Gläubiger und dessen Forderung und können darauf reagieren – „sei es mit dem Einwand, dass die Forderung nicht oder nicht mehr besteht, dem Upload von Dokumenten oder mit der Mitteilung, dass die Rechnung nun beglichen wird“, sagt Waterkamp. Dazu bietet Creditreform direkt im Portal ein Online-Payment sowie die Möglichkeit einer Ratenzahlung an. „Was uns von Wettbewerbern unterscheidet, ist außerdem die Möglichkeit, einen Termin beim Verein Creditreform vor Ort zu vereinbaren, um die Sache zu klären.“ 

Der Service wird angenommen. Inzwischen sei das Portal eine der  beliebtesten Kommunikationsarten von Schuldnerfirmen mit Creditreform. Diese schätzen nicht nur das einfache Handling, sondern auch die Tatsache, dass nach ihrer Rückmeldung zur bestehenden Forderung auch die Wirtschaftsauskunft über sie sofort wieder aktualisiert werde.

Ebenfalls gute Erfahrungen macht Creditreform mit privaten Schuldnern. „Inkasso klingt für viele erst mal bedrohlich. Sie haben auch Angst, etwas falsch zu machen“, erklärt Anne Waterkamp. „Unser einfach gehaltenes Forderungsportal kann diese Hemmungen überwinden.“ Durch die vielen Lösungsmöglichkeiten tritt Creditreform dort als Helfer sowohl des Gläubigers als auch des Schuldners auf. Die guten Ergebnisse zeigen: Wird der Inkassoprozess nutzerfreundlicher gestaltet, bezahlen die Schuldner schneller. „Auch indem wir die Sprachbarriere überwinden“, ergänzt Waterkamp. Neben Deutsch stehen Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Türkisch und Arabisch zur Auswahl und wenn es zu schwierig wird, dann unterstützen auch die Mitarbeiter der Auslandsabteilung von Creditreform bei der Übersetzung.

Seit dem Projektstart vor mehr als zwei Jahren entwickelt Creditreform das Forderungsportal gemeinsam mit dem auf Legal-Tech-Software spezialisierten Karlsruher Unternehmen STP Solution stetig weiter. „Wir reagieren damit erfolgreich auf Kundenbedürfnisse und durch die zunehmende Digitalisierung gelernte Erwartungen“, resümiert Waterkamp, die die Entwicklung von Beginn an mit begleitet hat. Die Rückmeldung der Unternehmen gibt ihr recht: „Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung ist es für uns wichtig, dass es unseren Kunden über die elektronische Schuldnerplattform ermöglicht wird, offene Rechnungen transparent nachzuvollziehen und gleichzeitig zur Bearbeitung dieser Vorgänge schlanke Kommunikationswege nutzen zu können“, sagt etwa Sandra Napierski, Leiterin Finanzen & Rechnungswesen beim Sutter Telefonbuchverlag in Essen. Auch die Kunden der Stadtwerke Neuss nutzen das Portal. Thomas Wenzlaff, Abteilungsleiter Debitorenmanagement und Kundenbetreuung bei den Stadtwerken Neuss, stellt fest: „Die Kunden sind gegenüber technischen Lösungen deutlich offener und affiner.“ Inzwischen werde der digitale Weg der Kommunikation bevorzugt und das Forderungsportal zunehmend genutzt, um sich im Detail zu informieren und „die Angelegenheit schnell aus der Welt zu schaffen“.

In der jüngsten Weiterentwicklung stellt Creditreform die Technologie seines Forderungsportals auch Unternehmen zur Verfügung. Damit erhalten insbesondere Mittelständler, die nicht in die Entwicklung eines eigenen Portals investieren möchten, eine einfache Lösung, um ihren Kunden eine digitale Welt zum Umgang mit Rechnungen und Mahnungen anzubieten. Als erster Kunde wird die Online-Verkaufsplattform Digistore24 auf das Forderungsportal setzen. „Wir erhoffen uns durch die gute Usability des Portals Vorteile für beide Seiten“, sagt Digistore24-CEO Sven Platte. „Verkäufer auf dem Onlinemarktplatz profitieren von höheren Realisierungsquoten und können sich auf kundenerhaltende Prozesse beim Mahnwesen verlassen. Das Support-Team von Digistore24 wird im Handling von fälligen Forderungen entlastet.“

Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Christian Raschke