Interim Manager für die Finanzabteilung: Darauf müssen Unternehmen achten

Ob neue Bilanzregeln im IFRS (International Financial Reporting Status) oder sich ändernde Corporate-Governance-Regeln, die Anforderungen an Finanzabteilungen wachsen stetig. Waren früher einfache Buchhalter oder Controller gefragt, sind es heute echte Business-Partner in der Finanzabteilung, die das operative Management unterstützen und die strategischen Ziele des Unternehmens vorantreiben. Umso problematischer, wenn ein wichtiger Schlüsselmitarbeiter in der Finanzabteilung für längere Zeit ausfällt – und keine qualifizierte Vertretung vorhanden ist. Oder aber ein wichtiges Spezialprojekt ansteht wie die Einführung einer Vertriebs-Controllingkennzahlenübersicht und kein Mitarbeiter über derartige Kenntnisse verfügt.

In diesen Situationen können Unternehmen auf Interim Manager zurückgreifen, die dann einspringen. Doch das Berufsbild ist nicht reglementiert und die Zahl der Anbieter groß. Worauf ist bei der Auswahl des richtigen Interim Managers zu achten? Wie setzt die Geschäftsleitung diesen am effektivsten ein? Wie lässt er sich sinnvoll ins Unternehmen integrieren?

Die Vorteile: Schnell handlungsfähig und berufserfahren

Interim Finance Manager sind kurzfristig zu Stelle, verfügen über umfassende Expertise im Finanzsektor und sind es gewohnt, sich sofort ins Unternehmen einzubringen: In der Regel waren sie jahrelang fest in ähnlichen Positionen beschäftigt und konnten danach ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in weiteren Projekten interimistisch beweisen. Mit unvoreingenommenem Blick von außen, immer in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber, übernehmen sie Finanz-Aufgaben und bleiben so lange im Unternehmen wie notwendig.

Auswahl des richtigen Managers auf Zeit

Für Geschäftsführer bzw. CFOs ist es entscheidend, den für ihre Belange und ihr Unternehmen geeigneten Interim Finance Manager auszuwählen. In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

Erstens geeignete Kandidaten identifizieren. Dafür eignet sich besonders das eigene Netzwerk; die Empfehlungen von Kollegen oder Geschäftspartnern sind meist sehr hilfreich. Aber auch den Werdegang von ehemaligen Finanzmitarbeitern lohnt es zu verfolgen, vielleicht ist der ein oder andere ins Interim Management gewechselt.

Wer auf diesem Weg keinen Erfolg hat oder einen schnelleren Weg sucht, kann sich im nächsten Schritt an professionelle Agenturen, insbesondere Nischenanbieter, wenden, die Kandidaten vermitteln. Oder aber gezielt auf Internetplattformen wie Xing und LinkedIn suchen – Fach- und Branchenkenntnisse werden von den meisten Profilbenutzern gepflegt und aktuell gehalten.

Zweitens den Lebenslauf des Kandidaten genau prüfen. Hat der Interim Manager bereits in Festanstellung ähnliche Aufgaben übernommen oder interimistisch Projekte betreut? Oder aber ähnliche Projekte in einem anderen Umfeld bzw. Branche betreut? Wie lange dauerte sein Einsatz? Waren es nur kurze Wocheneinsätze oder sind einige Mandate länger gelaufen? Denn auch beim Interim Management gilt: zu viele kurze Einsätze sprechen in der Regel nicht für den Manager. Christopher Godt, Director Finance und Administration beim japanischen Global Player Santen in München, bringt es auf den Punkt: „Wir arbeiten bei der Auswahl von Interim Manager gerne mit spezialisierten Agenturen zusammen; so können wir sicher sein, dass die fachliche und persönliche Eignung gleichermaßen passen.“

Drittens bei ehemaligen Arbeit- bzw. Auftraggebern Referenzen einholen. Wie zufrieden waren diese? Wie schnell hat der Manager eigenverantwortlich das Projekt vorangetrieben? Wie gut kam seine Arbeitsweise bei Kollegen und Mitarbeitern an? Ein gutes Zeichen: wenn der Interim Manager Referenzen unaufgefordert vorzeigt bzw. Telefonate mit ehemaligen Auftraggebern anbietet.

Folgende drei Fragen an den ehemaligen Auftraggeber helfen, um gute Informationen zur Arbeit des Interim Managers zu erhalten: Würden Sie den Interim Manager nochmals für ein Projekt anfragen? Was hätte er besser machen können? Welche Schwierigkeiten gab es?

Viertens die persönliche Passung prüfen. Passt der Interim Manager vom Typ her gut ins Unternehmen? Fühlt er sich eher in Konzernstrukturen wohl oder ist er mittelständisch geprägt? Wie ist seine Denk- und Sichtweise? Wie Unternehmer das herausfinden? Am sinnvollsten ist es, nach seinem Führungsverhalten zu fragen; aber auch wie er Mitarbeiter motiviert und an Probleme herangeht bzw. diese löst, sagt viel über die Passung des Interim Managers.

Wird besonders schnell Ersatz gesucht, ist ein Vorab-Telefon oder Skype-Interview zu empfehlen – in jedem Fall sollte danach ein persönliches Gespräch folgen. Ausschlaggebend für einen erfolgreichen Projekteinsatz ist neben der fachlichen Qualifikation die Persönlichkeit des Interim Finance Managers.

Ziele und Erwartungen fixieren

Haben Unternehmen den passenden Interim Manager für ihre Finanzposition gefunden, gilt es, die Rahmenbedingungen zu definieren: Wie hoch ist beispielsweise sein Tagessatz? Grundsätzlich müssen Unternehmen für einen Controller oder Leiter Finanz- und Rechnungswesen mit Kosten ab 800 Euro täglich zzgl. USt. und Reisekosten rechnen; CFOs rufen hingegen Tagessätze von 1.000 bis 1.500 Euro auf. Außerdem ist festzulegen, wie viele Tage in der Woche seine Präsenz in der Firma erforderlich ist, welche Vollmachten er erhält oder was genau seine Aufgaben sind. Wichtig, um später Erfolge eindeutig zu bewerten: Unbedingt Ziele und Erwartungen an den Interim Finance Manager schriftlich fixieren.

Da er Zugang zu allen Zahlen, Daten und Fakten im Unternehmen erhält, ist eine Geheimhaltungsvereinbarung ratsam: Hier können beide Parteien festlegen, was als kritische Informationen einzustufen ist und eine angemessene Schadenersatzklausel bestimmen. Unabhängig davon haftet der Interim Manager immer gemäß BGB und ist zu Stillschweigen bei Betriebsgeheimnissen verpflichtet (aus dem schriftlichen Mandatsvertrag mit dem Auftraggeber).

Jeder gut aufgestellte Interim Manager hat darüber hinaus eine sogenannte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bzw. eine D & O Versicherung (für Positionen in Organstellung) – oder das Unternehmen, für das er tätig ist, schließt eine entsprechende Versicherung ab. Grundsätzlich geht der Interim Manager, wie festangestellte Mitarbeiter auch, kein unnötiges Risiko ein; jedes Unternehmen ist für ihn ein neuer potenzieller Referenzgeber.

Darüber hinaus ist ein adäquater Arbeitsplatz Pflicht inklusive personalisierter E-Mail-Adresse, die ihn als externen Mitarbeiter ausweist; der Interim Manager soll schließlich sofort arbeitsfähig sein. Denn so banal es klingt, genau aus solchen Gründen kommt es in der Praxis häufig zu Verzögerungen beim Start – ein Fauxpas, der bares Geld kosten kann und den Zeitplan unnötig verzögert.

Vorurteile aus der Welt schaffen

Bevor der Interim Manager allen relevanten Mitarbeitern vorgestellt wird, ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, ihm ein Bild der Unternehmenskultur zu vermitteln: Welche Dos und Dont’s gibt es? Was ist gängiger Usus, was nicht? Je besser er vorbereitet wird, umso reibungsloser klappt die Integration im Anschluss. Denn grundsätzlich ist bei bestehenden Mitarbeitern und Kollegen mit Skepsis und Vorurteilen zu rechnen: Mitarbeiter haben Angst vor Veränderungen bzw. Neuerungen. Weshalb wird ein externer Experte geholt? Ist die Geschäftsleitung nicht zufrieden mit der Leistung der Finanzabteilung?

Hier heißt es Aufklärung zu betreiben und alle Mitarbeiter frühzeitig und vor Einsatz des Interim Managers über dessen Aufgaben und Vollmachten zu informieren – ein besonderes sensibler Punkt, fällt der bisherige Stelleninhaber beispielsweise aufgrund von Krankheit längerfristig aus. Dabei unbedingt verdeutlichen, dass dies eine vorübergehende Lösung ist und bekannt geben, wann der kranke Kollege (voraussichtlich) wieder ins Unternehmen eintritt.

Ebenso sind Geschäftspartner wie Banken oder Steuerberater und alle relevanten Stakeholder über ihren neuen Ansprechpartner zu informieren – das schafft Vertrauen und gewährt einen reibungslosen Fortbestand der Beziehungen. Bis zur Rückkehr des Nachfolgers sollten sämtliche Prozesse und Änderungen am besten schriftlich dokumentiert werden und eine gründliche Übergabe von Interim Manager auf den Nachfolger erfolgen – je nach Position und Länge des Projekts sind ein bis vier Wochen empfehlenswert.

Bewährt hat sich nach Mandatsende ein Gespräch mit Geschäftsleitung und Interim Finance Manager, um den Einsatz Revue passieren zu lassen und Erfolge zu bewerten – für beide Seiten eine sinnvolles Maßnahme, um so wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft ableiten zu können.

Thomas Till ist Geschäftsführer von Till & Faber, einem Interim Provider, ausschließlich spezialisiert auf Finance-Positionen. www.tillundfaber.de