Steuertipp: Neue Anforderungen für Bewirtungsbelege
Nach nahezu drei Jahrzehnten haben die Finanzbehörden ihre Anforderungen an Bewirtungsbelege deutlich erhöht. Akzeptiert werden nur noch maschinell von Bewirtungsbetrieben erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnungen.
Laut Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) dürfen 70 Prozent von betrieblich veranlassten und angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden, sofern es sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass handelt. Verlangt werden zeitnahe schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung. Grundsätzlich genügt dazu auch künftig ein formloser Eigenbeleg mit der Unterschrift des Gastgebers. Anders bei Geschäftsessen in einem Bewirtungsbetrieb: Hier reichen Eigenbelege oder Kreditkartenabrechnungen nicht aus, da als Nachweis zusätzlich eine Rechnung verlangt wird. Und diese muss neuerdings maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mithilfe einer sogenannten zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein.
Handschriftliche Belege von Bewirtungsbetrieben dürfen die Finanzämter nach einem aktuellen Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 30. Juni 2021 nicht mehr akzeptieren. Abgelehnt werden auch lediglich maschinell erstellte Belege ohne Angabe der Transaktionsnummer und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls.
Unser Steuer-Experte: Bernhard Lindgens ist in der Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung im Bundeszentralamt für Steuern in Bonn tätig. Zuvor war er im Bundesministerium der Finanzen für verschiedene Projekte in der Steuerfahndung und Betrugsbekämpfung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden.
Nur wenn das vom Bewirtungsbetrieb verwendete Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion diese von der Kassensicherungsverordnung (§ 6 KassenSichV) vorgeschriebenen Informationen mit ausgibt, sollen Gastgeber nach der Verwaltungsvorschrift „im Allgemeinen“ der Rechnung vertrauen können. Vergleichsweise großzügig zeigen sich die Finanzbehörden dagegen, wenn ausschließlich unbare Zahlungen möglich sind oder Bewirtungsleistungen erst zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt werden. Zum Beispiel bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung. In beiden Fällen sind die geforderten Angaben des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 6 KassenSichV entbehrlich, sofern stattdessen der Rechnung ein Zahlungsbeleg beigefügt wird. Spätestens bei Geschäftsessen im Ausland wird es aber kompliziert: Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht. Vor dem Blick in die Speisekarte empfiehlt sich deswegen die Lektüre der nationalen Steuergesetzgebung.
Kein Betriebsausgabenabzug: Diese Stolperfallen sollten Sie kennen
Name des Gastgebers: Bei Rechnungsbeträgen über 250 Euro fordern die Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 Abs. 8 EStR) auf der Rechnung neben dem Namen und der Anschrift des Bewirtungsbetriebs zusätzlich den Namen des Bewirtenden. Vielfach unbekannt ist jedoch, dass dessen Name nur durch den Gaststätteninhaber oder seinen Bevollmächtigten auf der Rechnung vermerkt werden darf. Auch nachträglich ist eine Ergänzung der Gaststättenrechnung um den Namen des Bewirtenden nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ausschließlich durch diese Personen zulässig.
Leistungsdatum: Selbst auf Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro ist die Angabe des Leistungsdatums obligatorisch. Während der häufig verwendete Verweis auf das Ausstellungsdatum „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auch künftig ausreicht, gefährden handschriftliche Ergänzungen oder die Verwendung von Datumsstempeln den Betriebsausgabenabzug.
Genaue Leistungsbeschreibung: Bei dieser Pflichtangabe müssen selbst Kleinbetragsrechnungen Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung enthalten. Buchstaben, Zahlen oder Symbole reichen zwar für den Vorsteuerabzug, jedoch ausdrücklich nicht für die Anerkennung als Betriebsausgabe. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen werden im Gegensatz zur Angabe „Speisen und Getränke“ nicht beanstandet.
Trinkgelder: Trinkgelder können in der maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnung ausgewiesen werden. Ansonsten gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Als Nachweis reicht, wenn das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittiert wird.
Rechtsgrundlagen
BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 (Az.: IV C 6 – S 2145/19/10003 :003) zur steuerlichen Anerkennung der Kosten für geschäftliche Bewirtungen in einem Bewirtungsbetrieb
