Sie haben eine Zahlungsaufforderung erhalten oder Ihr Kunde zahlt eine Rechnung nicht? Wie Inkasso funktioniert und welche Kosten mit einem Inkassoauftrag verbunden sind, erfahren Sie hier.
Inkasso ist vor allem Unternehmern ein Begriff, aber was bedeutet Inkasso eigentlich genau? Inkasso ist eine geschäftliche Tätigkeit und bezeichnet das Eintreiben oder Realisieren von fälligen Forderungen. Ein Inkassofall entsteht, wenn Forderungen (z. B. in Form von Rechnungen) nicht oder nur teilweise bezahlt werden. In solchen Fällen kann Inkasso helfen, Schulden aus offenen Geldforderungen zu begleichen und eine Einigung zwischen Gläubiger und Schuldner zu erreichen. Dadurch senkt Inkasso das Risiko von Zahlungsausfällen und unterstützt den Gläubiger dabei, seine rechtmäßige Zahlung schnell zu erhalten. Aber auch für den Schuldner ist Inkasso eine gute Möglichkeit, den Mahnprozess zu beenden und die Schuld aus der Welt zu schaffen.
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In unserem Podcast zum Thema Inkasso erklärt Creditreform-Experte Sebastian Schlegel, warum Forderungseinzug und Kundenbindung keine Gegensätze sind.
Nicht jeder Kunde ist in der Lage oder willens, Rechnungen pünktlich zu begleichen. Wenn Zahlungen ausbleiben, haben Gläubiger die Möglichkeit, Inkassofälle an ein spezialisiertes Inkassounternehmen zu übergeben. Dieses kümmert sich dann im Namen des Auftraggebers um das Einziehen der fälligen Forderungen. Dabei kann das Inkassoverfahren vom vorgerichtlichen Inkasso über das gerichtliche Mahnverfahren bis zur Überwachung von titulierten Forderungen reichen. Dazu zählen Tätigkeiten wie die individuelle Mahnstrategie, die Schuldnerkommunikation, die Zahlungsvereinbarung und Fristüberwachung, die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides oder die aktive Einleitung von erfolgsversprechenden Inkassomaßnahmen. Dabei tritt das Inkassounternehmen als Vermittler zwischen Gläubiger und Schuldner auf und sorgt dafür, dass keine unnötigen Kosten auf beiden Seiten entstehen. Ein weiterer Vorteil: Durch einen Bonitätscheck kann die finanzielle Lage des Schuldners berücksichtigt werden und das Inkassoverfahren dementsprechend angepasst werden.
Zunächst wird die wirtschaftliche Situation bzw. die Bonität des Schuldners geprüft. Anschließend beginnt das schriftliche Mahnverfahren. Bleibt der Zahlungseingang während der eingeräumten Frist aus, wird der Schuldner telefonisch kontaktiert (Telefoninkasso). Je nach Inkassofall und Forderungshöhe, können Zahlungsvereinbarungen getroffen werden.
Wenn das vorgerichtliche Inkasso nicht zum Erfolg führt, kann im nächsten Schritt ein Mahnbescheid beantragt werden. Dieser hemmt die Verjährung und soll die Forderung des Gläubigers absichern. Daraufhin kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Wenn der Schuldner keinen Einspruch einlegt, gilt der Vollstreckungsbescheid als Titel.
Hat der Vollstreckungsbescheid nicht zum Erfolg geführt, kann eine titulierte Forderung durch eine Zwangsvollstreckung realisiert werden. Hierfür müssen Gerichtsvollzieher kontaktiert, Pfändungen eingeleitet oder Anträge und Nachweise gestellt werden.
Wenn ein Urteil nicht vollstreckt werden kann, gibt es die Möglichkeit, den Schuldner langfristig zu überwachen. Denn: Ein Gläubigertitel ist 30 Jahre lang gültig. Wenn sich an der finanziellen Situation des Schuldners etwas verändert, können erneut Vollstreckungsversuche unternommen werden.
Die genauen Inkassokosten können je nach Anbieter variieren. Viele Inkassounternehmen arbeiten erfolgsbasiert. Das bedeutet, dass für den Gläubiger kein Kostenrisiko entsteht. Wenn es also zu einem Zahlungsausfall kommt, muss der Gläubiger die zusätzlichen Inkassokosten nicht übernehmen.
Grundsätzlich gilt, dass die durch den Inkassoauftrag entstandenen Kosten vom Schuldner getragen werden. Dazu zählt die Hauptforderung, also der bereits geschuldete Geldbetrag. Jene Kosten, die erst durch den Zahlungsverzug verursacht werden, bezeichnet man dagegen als Nebenforderung. Darunter fallen beispielsweise Mahn- und Inkassokosten, Zinsen, Bankgebühren, Recherchekosten oder Zwangsvollstreckungsgebühren. Somit erhöhen sich die Kosten für den Schuldner im fortschreitenden Inkassoverfahren. Eine Einigung lässt sich daher in der Regel während des vorgerichtlichen Inkassos schließen. Falls das Inkasso erfolglos bleibt und der Kunde trotz wiederholte Zahlungsaufforderung nicht zahlt, können weitere Schritte eingeleitet werden.
Auch für den Schuldner gilt: Nicht reagieren, hilft nicht weiter. Unabhängig von dem jeweiligen Inkassofall sollte der Kontakt zum Gläubiger oder dem vertretenden Inkassodienstleister gesucht werden. Durch das Verstreichen der Zahlungsfristen verlängert sich der Inkassoprozess nur unnötig und die Kosten steigen weiter an. Natürlich sollte der Schuldner vorab prüfen, ob die Forderung gegen ihn gerechtfertigt ist und er von einem seriösen Anbieter kontaktiert wurde. Wenn ja, sollte der gesamte Betrag innerhalb der genannten Frist überwiesen werden. Die dafür benötigten Zahlungsinformationen und Kontaktdaten stehen im Inkassoschreiben. Ob per E-Mail, Brief oder Telefon: Eine offene und ehrliche Kommunikation hilft dabei, die Angelegenheit schnell zu klären. In der Regel ist es auch möglich, eine passende Zahlungslösung zu vereinbaren (z. B. Ratenzahlungen, Stundungs- oder Vergleichsvereinbarungen), um die Schulden nach und nach abzubauen.
Offene Rechnungen beeinflussen die Liquidität und Finanzplanung des Gläubigers. Gerade bei hohen Außenständen kann der finanzielle Druck schnell groß werden. Deshalb ist es ratsam, zeitnah die richtigen Maßnahmen einzuleiten und konsequent auf den Zahlungsverzug zu reagieren. Die Abgabe des Forderungsmanagements an einen Inkassospezialisten ist eine gute Möglichkeit, um Personal, Aufwand und Kosten zu sparen. Gleichzeitig erhöhen sich die Chancen für ein erfolgreiches Inkasso. Denn: Viele Schuldner melden sich eher oder zeigen sich zahlungswillig, wenn sie von einem Inkassounternehmen kontaktiert werden. Außerdem kann der Gläubiger so ständig Einblick in den Inkassoprozess erhalten, die Abwicklung des Inkassofalls aber in geschulte Hände geben. Dadurch ist der Fokus auch wieder auf dem eigentlichen Kerngeschäft.
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