Informationen schneller finden

Das Problem 

Wer suchet, der findet? In vielen Unternehmen ist das Wunschdenken. Dokumente werden oft an verschiedenen Orten abgelegt – oder gar nicht. Wochen später fragen sich Beschäftigte dann: Habe ich das Dokument bei Teams gesichert? Auf Sharepoint abgelegt oder lokal gespeichert? Wie hieß das Dokument eigentlich und wann wurde es erstellt? Oder steht die Information in einer E-Mail? Spätestens mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern geht dann das Wissen darüber verloren, wo Informationen zu finden sind. Beschäftigte kostet das Zeit und Nerven – und Unternehmen unnötig Geld. Eine Studie im Auftrag des Kollaborationssoftware-Herstellers Lucid Software ergab: 49 Prozent der deutschen Wissensarbeiter müssen „immer“ oder „häufig“ erst Informationen suchen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Pro Woche kostet das jeden Mitarbeiter im Durchschnitt 6,5 Stunden Zeit.   

Die Lösung 

Das muss nicht sein. Die Macher der Web-App CleoAI, haben sich zum Ziel gesetzt, das Wissensmanagement in Unternehmen zu verbessern. „CleoAI ermöglicht es, beliebige Fragen oder Kontextinformationen einzugeben, um Daten zu durchsuchen und innerhalb ihrer Organisation auf Antworten zuzugreifen“, sagt Gründerin Hélène Driancourt. „Dazu verbinden wir uns mit der internen Datenquelle des Unternehmens, etwa zur Microsoft Suite, zum Google-Workspace, zu Slack, zum CRM- oder HR-Tool, und stellen eine Suchoberfläche zur Verfügung.“ Dort eingegebene Fragen werden mithilfe einer kurzen Zusammenfassung beantwortet und die Quelle des Inhalts angegeben. „Man kann direkt draufklicken und sich das Originaldokument anschauen.“ Die KI, die hinter CleoAI steckt, ist OpenAI (ChatGPT), sie arbeitet mit vektorisierten Dokumenten. CleoAI wandelt die zu durchsuchenden Unternehmensinformationen in mathematische Darstellungen um (vektorisieren). Die Zusammenarbeit mit ChatGPT funktioniere DSGO-konform, so Driancourt „Von unserer Seite aus werden, abgesehen von den Vektoren und einigen Metadaten, keine Informationen gespeichert.“ CleoAI kostet pro Nutzer 16,95 Euro monatlich. 

Die Anwendung 

Satori, eine Plattform, über die Modehersteller nachhaltige Materialien beziehen können, zählt zu den ersten Anwendern von CleoAI. Co-Gründer Joseph Finlayson verantwortet die Bereiche Product & Tech und beschreibt den Nutzen der Web-App so: „Wenn ich ChatGPT frage ‚Wie groß ist der Markt für Satori?‘, bekomme ich keine Antwort. ChatGPT weiß das nicht. Von CleoAI hingegen bekomme ich eine Antwort – die App verbindet ChatGPT mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen.“ Satori sei noch jung und pitche um Investorengelder, sagt der ehemalige McKinsey-Digitalberater. CleoAI helfe, Pitchdecks zu erstellen und Investorenfragen zu beantworten – etwa wie Zahlungen auf der Plattform abgewickelt werden, wie ein Use Case für die Schuhindustrie aussehen könne und wie sich Satori auf Greenwashing auswirke. „CleoAI kann die Frage nach Greenwashing auch beantworten, wenn in den entsprechenden Unternehmensdokumenten nicht das exakte Wort genutzt wird. Denn mit CleoAI sucht man innerhalb von Wortfeldern, nicht nach einzelnen Worten.“ Die Arbeitsoberfläche sei einfach und intuitiv bedienbar. Aufgrund zahlreicherer Sicherungsvorkehrungen habe sich der Onboardingprozess allerdings etwas in die Länge gezogen: „CleoAI ist es extrem wichtig, sicherzustellen: Wir teilen keine Daten mit ChatGPT.“  

Quelle: Magazin "Creditreform"
Text: Tanja Könemann
Bildnachweis: Creditreform intern