Die Zahlungsfrist einer Rechnung ist gesetzlich bestimmt und ist auch im Forderungsmanagement unverzichtbar. Erfahren Sie, wie man eine Zahlungsfrist setzt und welche Fristen üblich sind.
Manche Unternehmer scheuen sich, auf ihren Rechnungen eine Zahlungsfrist anzugeben. Sie fürchten, Geschäftspartner könnten das als unhöflich empfinden und sich unter Druck gesetzt fühlen. Tatsächlich muss eine Rechnung nicht zwingend eine Zahlungsfrist enthalten – zumindest nicht, wenn der Rechnungsempfänger ein Geschäftskunde ist. In diesem Fall greift § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Darin räumt der Gesetzgeber generell 30 Tage Zeit bis zur Bezahlung ein. Wer keine Zahlungsfrist nennt, verzichtet auf eine wichtige Möglichkeit im Forderungsmanagement. Nämlich die, seinen Kunden klar zu kommunizieren, wann sie in Verzug geraten. Das kann zu unangenehmen Missverständnissen führen – die sich durch einen Hinweis wie zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ hätten vermeiden lassen. Obendrein erleichtert eine klare Festlegung der Zahlungsbedingungen die eigene Liquiditätsplanung und schafft die Voraussetzung für ein konsequentes Forderungsmanagement.
Es gibt bestimmte gesetzliche Regelungen bei den Zahlungsfristen, die Sie kennen und beachten sollten. Wir erläutern Ihnen im Folgenden, welche gesetzlichen Regelungen das sind und worauf es dabei ankommt.
Eine Rechnung ist grundsätzlich immer sofort fällig. Die gesetzliche Zahlungsfrist räumt Rechnungsempfängern jedoch 30 Tage Zeit ein, ihre Schuld zu begleichen. Erst danach befindet sich ein Kunde in Zahlungsverzug. Die Zahlungsfrist beginnt an dem Tag, an dem die Rechnung zugestellt wurde. Bei Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, ist dies derselbe Tag. Um sicher zu gehen, dass die E-Mail nicht im Spam landet oder übersehen wird, empfiehlt es sich, eine Lesebestätigung anzufordern. Erfolgt der Versand per Post, geht man pauschal von drei Werktagen aus, bis die Rechnung den Empfänger erreicht. Fällt das Ende der Zahlungsfrist auf einen Sonn- oder Feiertag, läuft sie erst am folgenden Werktag ab.
Ein Beispiel: Ist das Rechnungsdatum der 4. März 2024, beginnt die Zahlungsfrist beim Postversand am 7. März. Bei einer Frist von 30 Tagen würde sie am 6. April enden. Da dieser im Jahr 2024 ein Samstag ist, endet die Zahlungsfrist tatsächlich erst am 8. April. Frühestens dann kann eine Mahnung versendet werden.
Wer seinen Kunden eine von der gesetzlichen Bestimmung (30 Tage) abweichende Zahlungsfrist gewähren möchte, kann eine individuelle Regelung vereinbaren. Zum Beispiel, indem er auf der Rechnung den Hinweis gibt: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Eine solche Verkürzung der gesetzlichen Zahlungsfrist ist allerdings nur wirksam, wenn sie einvernehmlich getroffen wird – etwa über die Aufnahme in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder einen individuellen Vertrag mit dem Kunden. Das Gesetz macht keine klaren Angaben, wie lang eine Zahlungsfrist mindestens gewählt werden muss. Zulässig ist somit auch eine Frist von nur wenigen Tagen. Aus Gründen der Fairness sollte man Kunden jedoch genügend Zeit geben, eine Rechnung zu begleichen. Wer dagegen eine Zahlungsfrist festlegen möchte, die die gesetzliche Regelung übersteigt (etwa: „Zahlbar innerhalb von 90 Tagen“), gewährt seinen Kunden einen Vorteil und braucht dies nur auf der Rechnung zu vermerken. Eine Aufnahme in die AGB ist nicht notwendig.
Bei einer Rechnung ohne Fristangabe oder Angabe eines Zahlungsziels gelten die gesetzlichen Bestimmungen. Das heißt, die Rechnung ist sofort fällig (an dem Tag, an dem sie zugestellt wurde) und muss innerhalb der folgenden 30 Tage bezahlt werden. Diese Regelung gilt allerdings nur bei Rechnungen, die an Geschäftskunden ausgestellt werden. Rechnungen an die Adresse von Privatpersonen müssen grundsätzlich die Angabe einer Zahlungsfrist oder eines Zahlungsziels enthalten. Das gilt auch für den Fall, dass der Rechnungssteller die gesetzliche Frist von 30 Tagen gewähren wollte. Im anderen Fall ist die Rechnung ungültig und muss nicht bezahlt werden.
Im Baurecht gelten besondere Zahlungsfristen. Sie sind in der Vergabe- und Vertragsordnung (VOB) geregelt. So müssen Abschlagsrechnungen innerhalb von 21 Tagen nach Zugang der Rechnung bezahlt werden. Bei Schlussrechnungen gilt eine Frist von 30 Tagen, die in Ausnahmefällen auf 60 Tage verlängert werden kann. Eine solche Verlängerung ist jedoch nur zulässig, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist und ihr beide Vertragsparteien zustimmen.
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Beide Begriffe werden häufig verwechselt und synonym verwendet, dabei gibt es klare Unterschiede: Eine Zahlungsfrist gibt einen Zeitraum an, innerhalb dessen eine Rechnung zu begleichen ist (etwa: „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“). Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Kunde in Verzug. Ein Zahlungsziel benennt ein konkretes Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss (zum Beispiel: „Zahlung zum 31. März“). Mit dem darauffolgenden Tag (im Beispiel der 1. April) gerät der Kunde in Verzug.
Wer auf seinen Rechnungen eine Zahlungsfrist (anstelle eines Zahlungsziels) nennt, erleichtert sich die Verwaltung. Denn in diesem Fall muss er nicht jede Rechnung mit dem individuellen (Zahlungsziel-) Datum versehen. Wer eine moderne Software nutzt, muss sich darum allerdings weniger kümmern. Rechnungsprogramme automatisieren auch ein Zahlungsziel mit vorgegebenem Datum.
Ein Zahlungsziel auf der Rechnung wiederum verschafft dem Kunden größtmögliche Transparenz. Er muss nicht selbst das letztmögliche Zahlungsdatum errechnen. Diese Klarheit hat ihren Wert vor allem bei der Gewährung von Skonto, also einem Rabatt bei pünktlicher Zahlung. Der Kunde erkennt mit einem Blick, wann er zahlen muss, um in den Genuss eines Abschlags zu kommen.
Grundsätzlich gilt: Mit der Zahlungsfrist räumen Unternehmen ihren Kunden einen zinslosen Kredit ein. Um die Finanzierungskosten gering zu halten, beziehungsweise die eigene Liquidität zu schonen, kann es Sinn machen, Kunden einen Anreiz zu geben, das gesteckte Zahlungsziel nicht komplett auszuschöpfen. Eine Möglichkeit ist es, Skonto anzubieten – also einen Rabatt für frühzeitige Bezahlung der Rechnung. Zum Beispiel durch eine Formulierung wie „Zahlbar innerhalb von zehn Tagen mit 3 % Skonto, ansonsten 30 Tage netto“.
Möglich sind auch vergleichsweise kurze Fristen („Zahlbar innerhalb von sieben Tagen“). Allerdings könnte sich der eine oder andere Kunde durch eine solche Formulierung unter Druck gesetzt fühlen. Für manche Rechnungsempfänger ist eine so schnelle Bezahlung auch gar nicht möglich. Weniger problematisch ist eine Frist von 14 Tagen.
Ist die Zahlungsfrist verstrichen und der Kunde hat noch nicht gezahlt, ist er in Verzug. Ab dem Zeitpunkt dürfen Unternehmen zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch Verzugszinsen fordern. Bevor der Rechnungssteller jedoch den Mahnprozess startet, empfiehlt es sich, eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken. Möglicherweise hat der Schuldner den Zahlungstermin schlicht übersehen. Der Mahnprozess ist ein mehrstufiges Verfahren. Dabei werden die Kunden in engen zeitlichen Abständen und mit steigender Dringlichkeit aufgefordert, die Rechnung zu begleichen. Geschieht das nicht, sollten Gläubiger einen Mahnbescheid beantragen.
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, wie eine Zahlungsfrist formuliert werden muss. Gleichwohl haben sich im geschäftlichen Alltag einige Formulierungen durchgesetzt. Üblich sind Wendungen wie „Es gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen“, „Die Zahlung ist sofort fällig nach Rechnungsstellung“, „Die Rechnung ist innerhalb von sieben Tagen nach Rechnungseingang zahlbar“ oder „Zahlbar innerhalb von zehn Tagen mit 3 % Skonto, ansonsten 30 Tage netto“.
Das ist grundsätzlich möglich. Allerdings kaufen viele Factoringunternehmen nur offene Forderungen gegen inländische Abnehmer mit Zahlungszielen von höchstens 90 Tagen an. Grund sind die Vorschriften des Kreditwesengesetzes (KWG). Das KWG bestimmt, dass bei längerfristigem Factoring ein Kreditgeschäft abgeschlossen wird und der Factor über eine Banklizenz verfügen muss. Forderungsverkäufe, die unter ausländische Rechtsvorschriften fallen, können ja nach Anbieter und Factoringvariante auch länger finanziert werden.
Die Zahlungsfrist beginnt an dem Tag, an dem der Kunde die Rechnung erhalten hat. Erfolgt der Versand per Post, geht man von drei Werktagen aus, bis die Rechnung den Empfänger erreicht. Bei einem Versand per E-Mail beginnt die Zahlungsfrist am selben Tag.
Ja, eine Frist von sieben Tagen oder sogar noch weniger ist zulässig. Das Gesetz macht keine klaren Angaben zur Mindestdauer einer gesetzten Zahlungsfrist. Es ist jedoch sinnvoll, eine Fristdauer zu wählen, die dem Rechnungsempfänger genügend Zeit lässt zu reagieren.
Laut Gesetz ist jede Rechnung sofort fällig. Somit gilt auch in diesem Fall die gesetzliche Zahlungsfrist. Das heißt, der Rechnungsempfänger kann sich mit der Bezahlung 30 Tage Zeit lassen.
Wem die gesetzliche Zahlungsfrist zu kurz oder zu lang ist, der kann mit seinen Kunden eine individuelle Zahlungsfrist vereinbaren. Dazu genügt es jedoch nicht, ein beliebiges Zahlungsdatum auf die Rechnung zu schreiben. Eine von der gesetzlichen Regelung abweichende Zahlungsfrist muss mit dem Kunden vertraglich vereinbart werden oder zumindest Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein.
Die Bilanzbuchhaltung nimmt eine Schlüsselrolle in Unternehmen ein. Sie hat einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und erstellt den Jahresabschluss mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Dafür fasst sie alle Daten aus den verschiedenen Teilbereichen der Buchhaltung zusammen.
Ja, Rechnungen, die an Privatpersonen versendet werden, müssen grundsätzlich eine Zahlungsfrist beinhalten. Das gilt auch, wenn der Rechnungssteller die gesetzliche Frist von 30 Tagen gewähren möchte. Bei Rechnungen an Unternehmen ohne Angabe einer Zahlungsfrist greift automatisch die gesetzliche Regelung.
Als Unternehmer sollten Sie sich nicht scheuen, eine Zahlungsfrist auf ihren Rechnungen anzugeben. Damit kommunizieren Sie Ihren Kunden unverständlich, wann sie in Verzug geraten und erleichtern die eigenen Liquiditätsplanung. Auch die Voraussetzungen für ein konsequentes Forderungsmanagement sind mit der Angabe einer Zahlungsfrist gegeben. Denn ein Forderungsausfall kann ganz schön teuer werden. Sollte es dennoch zum Zahlungsverzug kommen, unterstützen wir Sie mit unseren individuellen Inkassolösungen.
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