Alles Wissenswerte

zur E-Rechnung

Pflicht, Erstellung und Formate

Ab sofort ist die elektronische Rechnung im B2B-Geschäft in Deutschland Pflicht. Wir erklären, was eine E-Rechnung ist und worauf Sie bei der Erstellung achten müssen.

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Wandel durch Digitalisierung: Die neue E-Rechnungspflicht

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung haben sich Geschäftsprozesse immer weiter verändert. Das wirkt sich auch auf die Rechnungsstellung aus. Bislang wurden Rechnungen meist in Papierform, eingescannt, als Bild, Dokument oder als PDF-Datei versendet. Dies erforderte manuelle Prozesse und die Dokumente waren nicht oder nur begrenzt maschinell lesbar. Somit war eine automatisierte Weiterverarbeitung, wie sie im Rahmen der Digitalisierung erforderlich ist, nicht möglich.

Definition und Grundlagen: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das die gleichen Rechnungsdaten enthält, die bislang in Papierform oder als PDF versendet wurden.Im Unterschied zur herkömmlichen Papierrechnung müssen die Inhalte einer elektronischen Rechnung allerdings so aufbereitet und strukturiert sein, dass sie maschinenlesbar sind. Diese Datensätze können dann nicht nur elektronisch übermittelt und empfangen, sondern auch automatisiert weiterverarbeitet werden, ohne dass es zu Medienbrüchen kommt. Von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung der Rechnung ist so eine vollautomatische Verarbeitung möglich. Die gängigsten Formate in Deutschland sind die X-Rechnung und das hybride Format ZUGFeRD, die im weiteren Verlauf noch erklärt werden.

E-Rechnung

Was gilt nicht als E-Rechnung?

Sowohl klassische Papierrechnungen als auch Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie jpg, tiff oder PDF gelten nicht als elektronische Rechnung. Diese Form der digitalen Rechnung ermöglicht zwar eine bildhafte digitale Darstellung der Rechnung, erfüllt jedoch nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung und fällt unter den Begriff „sonstige Rechnung“.

Unterschied zwischen E-Rechnung, Papier- oder PDF-Rechnung

Vergleich der Prozesse

E-Rechnung

Klassische Rechnung: Manuelle Prozesse bei Erstellung, Erfassung, Druck, Versand und Archivierung.

 

 

E-Rechnung

E-Rechnung: Digitale und automatisierte Prozesse bei Erstellung, automatisierter Versand, elektronische Verarbeitung und Archivierung.

E-Rechnung

E-Rechnung: Rechtlicher Hintergrund

Im Zuge der Digitalisierung der Wirtschaft trat im April 2019 die EU-Richtlinie 2014/55/EU1 in Kraft. Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen seither in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Mit dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024 Nr. 108)2 wurde die Einführung der E-Rechnung auch für B2B-Unternehmen zur Pflicht.

E-Rechnung Pflicht: Wer ist betroffen, wer nicht?

Wer muss elektronische Rechnungen erstellen? E-Rechnungen müssen im B2B-Geschäft und bei öffentlichen Aufträgen ausgestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Rechnungssteller und -empfänger müssen in Deutschland ansässig sein. Der Empfänger muss dem Erhalt einer E-Rechnung nicht vorher zustimmen. Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht gelten jedoch Übergangsfristen.

Für wen gilt keine E-Rechnung Pflicht? Rechnungen an Endverbraucher, also im B2C-Geschäft, unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht. Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQ.

Was gilt für Empfänger von E-Rechnungen? Auch Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Unternehmen?

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur mit Pflichten verbunden, sondern bietet Unternehmen auch zahlreiche Vorteile. Diese ergeben sich vor allem daraus, dass die automatisierten Prozesse die manuellen Aufwände reduzieren.

Dazu gehören etwa: 
1.    vollständige digitale Verarbeitung 
2.    geringerer manueller Erfassungsaufwand
3.    einfachere & medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung 
4.    geringere Fehleranfälligkeit
5.    einfachere Rechnungsstellung
6.    schnellere Bearbeitung & Effizienzsteigerung
7.    pünktlichere Zahlung & verbesserte Liquidität
8.    erhebliches Einsparpotenzial bei Papier-, Druck- und Versandkosten
9.    umweltfreundliche & nachhaltige Abwicklung
10.    einfachere Prozesse & mehr Transparenz
11.    flexiblere & ortsunabhängige Erledigung
12.    platz- & zeitsparende Archivierung

E-Rechnung Formate: Wie muss eine elektronische Rechnung aussehen?

Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Standards entsprechen, damit sie rechtskonform sind. Zum einen muss die Authentizität der Herkunft nachgewiesen werden – also, dass die Rechnung auch tatsächlich vom angegebenen Aussteller stammt. Zum anderen dürfen Rechnungen nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert werden können. Zudem müssen sie sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden können. Das Datenformat einer E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Die wichtigsten E-Rechnungsformate, die dieser Norm entsprechen, sind:

  • X-Rechnung oder auch XML-Rechnung: Sie ist der verbindliche deutsche Standard für E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen im XML-Format. Zuständig für das von Bund und Ländern entwickelte Rechnungsformat ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSiT)3.
  • ZUGFerRD: Steht kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses hybride Format kombiniert maschinenlesbare Daten (XML-Datei) mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung. Bei der revisionssicheren Archivierung für die Finanzverwaltung müssen beide Komponenten erhalten bleiben. Eine Rechnungsstellung ist aber auch ohne PDF-Datei möglich.
  • Andere EU-konforme Formate sind ebenfalls zulässig – etwa Factur-X in Frankreich, FatturaPA in Italien und FactureE in Spanien.
  • Rechnungsersteller und -empfänger können auch ein abweichendes Format der E-Rechnung vereinbaren. Voraussetzungen hierfür sind die Extraktion der laut Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben sowie die Einhaltung der EU-Norm. In solchen Fällen können auch bekannte Formate wie etwa EDI (Electronic Data Interchange) genutzt werden.
E-Rechnung

Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen

Für den Rechnungsversand von E-Rechnungen gibt es keine speziellen Vorschriften. Wie der elektronische Rechnungsversand erfolgen soll, kann individuell zwischen dem Rechnungssteller und dem -empfänger abgestimmt werden. Der Austausch von E-Rechnungen kann

  • über spezielle Plattformen,
  • elektronische Schnittstellen
  • zentrale Speicherorte im Unternehmen,
  • Downloadmöglichkeiten über ein Internetportal,
  • einen externen Dienstleister,
  • oder per E-Mail erfolgen.

Zur Bestätigung der Authentizität wird häufig eine elektronische Signatur verwendet. Um den Empfang zu gewährleisten, reicht meist ein entsprechendes E-Mail-Postfach aus.

Versand an die Bundesverwaltung

Für den Versand an die Bundesverwaltung gibt es neben dem E-Mailversand noch die Möglichkeit der manuellen Dateneingabe. Möglich ist auch ein Upload auf die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE bzw. OZG-Re) oder der Versand über den Übermittlungskanal Peppol4 (Pan-European Public Procurement OnLine).

E-Rechnung

Übergangsfristen im E-Rechnungs-Gesetz

Auch wenn die E-Rechnung im B2B-Geschäft ab sofort verpflichtend ist, hat der Gesetzgeber eine stufenweise Übergangsregelung bis Ende 2027 vorgesehen. Denn nicht zuletzt ist die Umsetzung der Pflicht für die Unternehmen mit großem Aufwand verbunden. Eine zwingende Umsetzung der E-Rechnung muss daher erst ab 2028 erfolgen. Bis dahin gelten die folgenden Übergangsfristen:

Jahr2025/20262025/2026/20272025/2026/2027

2025/2026/2027/2028

Mögliche RechnungsformateWeiterhin nach Zustimmung erlaubt: Sonstige Rechnungen (Papierform, PDF, jpg etc.)

Bei Umsatz (Vorjahr) <800.000 €: sonstige Rechnungen (Papierform, PDF, jpg etc.)

EDI-Format (nach Zustimmung)Nur noch E-Rechnung

 

E-Rechnung

Checkliste zur Einführung der E-Rechnung

Bei der Umstellung der eigenen Rechnungsbearbeitung können Unternehmen entweder eigene Lösungen entwickeln oder auf Dienstleister zurückgreifen. Wer sich für eine eigene Umsetzung entscheidet, sollte einige Punkte beachten:

1. Bisherige Prozesse hinterfragen: Bevor die Rechnungsprozesse angepasst werden, sollten die aktuellen Abläufe, Zuständigkeiten und IT-Strukturen analysiert werden.

2. Für Transparenz sorgen: Für den Rechnungseingang empfiehlt sich, eine zentrale Mailadresse ausschließlich für E-Rechnungen zu erstellen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten auch Lieferanten und Geschäftspartner informiert werden. Separate Mail-Ordner für Geschäftspartner helfen, bei der täglichen Prüfung den Überblick zu behalten.

3. Passendes E-Rechnungsformat wählen: Das gewählte Format muss gesetzeskonform, mit Geschäftspartnern kompatibel und in die eigen IT-Infrastruktur integrierbar sein. Eine Funktion für digitale Signaturen kann sinnvoll sein.

4. Mitarbeiter schulen: Neue Prozesse und Vorgaben sollten verständlich vermittelt werden: Wie werden E-Rechnungen erstellt, verarbeitet und archiviert?

5. Testläufe durchführen: Vor der Einführung sollte das System intern und mit Geschäftspartnern getestet werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf nachzubessern.

6. GoBD-konforme Archivierung: Im Anschluss müssen E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert werden. Mehr dazu in unseren FAQ.

E-Rechnung: Erstellung, Hürden & Zukunft

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Bei der Einführung der E-Rechnung greift ein Großteil der Unternehmen laut einer gemeinsamen Studie des Fraunhofer Instituts mit Comarch5 auf einen Dienstleister zurück. Außerdem gibt es verschiedene Softwarelösungen und Online-Rechnungsprogramme, die für unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Rechnungsprozesse entwickelt wurden. Daneben gibt es die Möglichkeit, bestehende Rechnungen in das X-Rechnungs-Format zu konvertieren. Hier müssen Nutzer abwägen, welches Tool zu ihrem Unternehmen passt.

Verarbeitung einer E-Rechnung

Die Eingangsverarbeitung ist ähnlich wie bei einer Papierrechnung. Eingehende Rechnungen werden

E-Rechnung: Softwaretools und Dienstleister

Die IHK München hat eine beispielhafte Marktübersicht6 von Softwareanbietern für E-Rechnungen zusammengestellt, die verschiedene Lösungen zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung auflistet.

zunächst auf Lesbarkeit und danach auf inhaltliche Richtigkeit und Zahlungsverpflichtung sowie Unversehrtheit und Echtheit geprüft. Außerdem ist es wichtig, einen Prozess für fehlerhafte Rechnungen einzurichten. Bei Buchung und Bezahlung ändert sich im Wesentlichen nichts an den bisherigen Prozessen.

Herausforderungen bei der Einführung von E-Rechnungen

  • Datenschutz und IT-Sicherheit: Da es sich um sensible Daten handelt, sind gerade bei der elektronischen Verarbeitung höchste Sicherheitsstandards einzuhalten.
  • Technische Hürden: Die Umstellung erfordert es, dass nicht nur interne Prozesse angepasst werden müssen, sondern auch, dass neue Software implementiert wird und Mitarbeitende entsprechend geschult werden. Dies kann viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
     

E-Rechnung im internationalen Umfeld

Wer grenzüberschreitenden Handel betreibt, muss länderspezifische Anforderungen berücksichtigen. Denn oft hat jedes Land eigene Formate, Standards und Regularien festgelegt. 

Die Zukunft der E-Rechnung

Noch ist die E-Rechnung nicht für alle Unternehmen obligatorisch. Jedoch bieten die digitalen Prozesse viele Vorteile, die in Zukunft auch nicht verpflichtete Unternehmen überzeugen können. Auch Kunden und Geschäftspartner erwarten zunehmend, dass elektronische Rechnungen empfangen und versendet werden. Die E-Rechnung wird daher beim Rechnungsaustausch immer stärker Einzug halten.

Die voranschreitende Digitalisierung wirkt sich auf viele Geschäftsprozesse aus. Nicht nur die Einführung der E-Rechnung ist darauf zurückzuführen. Künftig sollen auch andere Prozesse entsprechend umgestellt und modernisiert werden. So ist etwa im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) die Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems geplant. 

Meine Creditreform: E-Rechnung hochladen & Inkasso einreichen

Auch in unserem Kundenportal Meine Creditreform ist die Verarbeitung von E-Rechnungen ab sofort möglich: Laden Sie die vorliegende E-Rechnung im XML-Format hoch und reichen Sie Ihren Inkassofall schnell und einfach bei Ihrer lokalen Geschäftsstelle ein. Damit wird das Inkasso mit Creditreform noch bequemer. 

Hier informieren und loslegen!

E-Rechnung

FAQ zur E-Rechnung

Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnung

  • 1. Warum wird die verpflichtende E‑Rechnung eingeführt?

    Die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft schreitet immer weiter voran. Dies wird nicht zuletzt durch das Wachstumschancengesetz gefördert, das die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland durch verschiedene Maßnahmen stärken soll. Dazu gehört auch die Einführung der elektronischen Rechnung, um Abläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen und weniger fehleranfällig zu gestalten.

  • 2. Wie muss eine E-Rechnung aufgebaut sein?

    Ähnlich wie bei Papierrechnungen müssen die Bestandteile einer E-Rechnung dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG)7 entsprechen.

    • Wie eine Rechnung grundsätzlich aufgebaut werden muss, können Sie in unserem Praxisratgeberartikel "Rechnung richtig schreiben" nachlesen.
  • 3. Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?

    Eine E-Rechnung muss nicht in jedem Fall ausgestellt werden. Grundsätzlich gilt dies nur, wenn eine Rechnung gemäß der Umsatzsteuerpflicht ausgestellt werden muss. Zu den Ausnahmen, bei denen weiterhin eine „sonstige Rechnung“ – etwa in Papierform oder als PDF – ausgestellt werden kann, gehören unter anderem:

    • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
    • Rechnungen an Privatkunden
    • Fahrausweise als Rechnungen (§ 34 UStDV)
    • Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
    • Rechnungen über steuerfreie Leistungen (§ 4, Nr. 8–29 UStG)
    • Nicht unternehmerisch tätige Vereine

    In der Regel müssen in diesen Fällen zwar keine E-Rechnungen ausgestellt werden, jedoch müssen sie empfangen werden können.

  • 4. Müssen Vereine eine elektronische Rechnung ausstellen?

    Hier muss zwischen unternehmerisch tätigen und nicht unternehmerisch tätigen Vereinen unterschieden werden. Ist ein Verein unternehmerisch tätig, gilt auch für ihn die E-Rechnungspflicht. Ist dies nicht der Fall, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen.

  • 5. Müssen E‑Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?

    Dies hängt vom Rechnungsbetrag ab. Liegt dieser über 250 Euro, muss auch hier eine E-Rechnung ausgestellt werden – dies ggf. parallel zur Papierrechnung, die der Unternehmer zunächst als Beleg erhält, bevor ihm im Nachgang eine E-Rechnung zugesandt wird.

  • 6. Wie kann eine E‑Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden?

    Steuerpflichtige können ihre E-Rechnungen bei Bedarf über die ELSTER-Software8 zur elektronischen Übermittlung der Steuererklärung einreichen.

  • 7. Wie muss eine elektronische Rechnung aufbewahrt und archiviert werden?

    Auch wenn sich die Art der Rechnungsstellung ändert, bleiben die Aufbewahrungsfristen gleich. Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes7 gilt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für die Aufbewahrungspflichten gelten auch hier die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)9.

    Demnach müssen E-Rechnungen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind. Außerdem müssen die Daten unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Wer zusätzlich etwa ein PDF-Format zur Visualisierung nutzt, muss dennoch die dazugehörige strukturierte E-Rechnung archivieren. Eine Archivierung in Papierform reicht nicht mehr aus.

Unsere Texte dienen dem unverbindlichen Informationszweck und ersetzen keine spezifische Rechts- oder Fachberatung. Für die angebotenen Informationen geben wir keine Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.Quellen: 
1 EU-Richtlinie 2014/55/EU
2 BGBl I 2024 Nr. 108
3KoSit (Koordinierungsstelle für IT-Standards)
4Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)
5Studie Fraunhofer Insititut & Comarch
6IHK München: Marktübersicht Softwareanbieter
7§ 14 Umsatzsteuergesetz
8Elster
9GoBD

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